綠云賓館管理軟件-系統(tǒng)基礎.doc

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1 IHOTEL 系統(tǒng)基礎 .2 第一節(jié) 基本概念 2 第二節(jié) 基本標識 2 2.1 賓客狀態(tài) 2 2.2 客房狀態(tài) 3 第三節(jié) 基礎操作 3 3.1 登錄 3 3.2 退出 4 3.3 更換工號 4 3.4 密碼修改 5 3.5 IHOTEL 消息 6 3.5.3 事務處理 7 3.5.4 交班處理 7 3.6 賓客查詢 7 3.6.1 賓客列表 7 3.6.2 帳號查詢 8 3.7 房態(tài)表查詢 9 3.7.1 房態(tài)方塊 9 第四節(jié) 報表處理 10 4.1 報表查詢 10 4.1.1 稽核報表 10 4.1.2 報表專家 10 4.1.2.1 報表倉庫 11 4.1.2.2 快捷報表 12 4.1.2.3 我的報表 13 4.1.2.4 報表的自定義 13 4.1.3 停機報表 13 2 IHOTEL 系統(tǒng)基礎 第一節(jié) 基本概念 ihotel 酒店管理系統(tǒng)中有很多與酒店業(yè)務緊密相連的概念，只有熟悉了這些概念，讀者 才能很好的閱讀我們的說明、理解和掌握 ihotel 的應用。 ● 酒店代碼：是酒店的系統(tǒng)代碼，操作員在進入系統(tǒng)時，必須輸入正確的酒店代碼。 ● 工 號：是操作員的編號，最長可以是十一位，編號形式?jīng)]有特別規(guī)定，可以是 數(shù)字、字母也可以是字母與數(shù)字的結合，如 156、A15 、 ZXJK 等都可以定義為工號。工號 是唯一的，與實際工號有區(qū)別，必須在《用戶管理》中定義之后才能在本系統(tǒng)中使用。 ● 密 碼：密碼長度為 1 至 8 位，輸入時要注意字母的大小寫的區(qū)別。進入酒店管 理系統(tǒng)的初始密碼是由電腦管理員（或工程師）在《用戶管理》中定義的，操作員用初始 密碼進入系統(tǒng)后，可以對密碼進行修改。 ● 賓客分類：系統(tǒng)將賓客分為散客&成員、團隊、會議。 ● 主 單：本系統(tǒng)中把散客、團體成員、團體&會議的登記單稱為主單，因此主單 又分為散客主單、團體成員主單、團體& 會議主單等。 ● 帳 號：帳號是客人帳單的計算機代號，它由計算機自動產(chǎn)生。系統(tǒng)中涉及的帳 號有散客&成員帳號、團隊帳號、會議帳號、AR 帳號、消費帳號等。帳號是按照流水號進 行命名。 ● 房 類：是房間類型代碼，最多可以是三位，這三位既可以是字母、數(shù)字，也可 以是兩者的結合。房類一般由工程師或電腦管理員在《代碼配置》中定義。如可以定義 “BJA”表示標準間南；定義“SR2”表示雙人間。 ● 房 價：房間的實際賣價。 第二節(jié) 基本標識 2.1 賓客狀態(tài) 主單狀態(tài)反映一個客人的信息在酒店中所處的狀態(tài)，本系統(tǒng)對客人的不同狀態(tài)用專門 的字母表示，具體見下表。 狀態(tài) 狀態(tài)含義 備注 R 預訂狀態(tài) I 當前在住 O 本日結帳 D 昨日結帳 基本狀態(tài) N 應到未到而被刪除的預訂，即 No Show S 臨時掛帳（退房未結帳） X 已被取消（刪除）的預訂 其他狀態(tài) 3 表 賓客狀態(tài)流轉圖： X S ↑ ↑ R ─→ I ─→ O ─→ D ↓ N 2.2 客房狀態(tài) 常用以下符號來表示不同的客房狀態(tài)。 房 態(tài) 含 義 CL 干凈房 DI 臟 房 OC 住凈房 OD 住臟房 OO 維修房（Out of order） OS 鎖 房（Out of service） 表 房態(tài)流轉圖 OO/OS OO/OS ↑ ↑↓ CL ─→ OC ─→ OD ─→ OC ─→ DI ─→ CL 第三節(jié) 基礎操作 3.1 登錄 一般系統(tǒng)管理員會把酒店管理軟件的快捷方式放在桌面上,讀者只需根據(jù)需要在桌面上 選擇功能模塊的快捷圖標 ，雙擊即可打開登錄窗口，如下圖所示。 4 圖 正確輸入【班號】 、 【工號】 、 【口令】三項信息，單擊選擇語種（中、英文兩種） ，即可 進入系統(tǒng)。 3.2 退出 IHOTEL 酒店管理系統(tǒng)支持多種不同的退出方式，常用的有以下方法： （1） 、點擊系統(tǒng)主界面右上角的圖標 。跳出窗口，點是即可 圖 （2） 、快捷鍵 F12 3.3 更換工號 此功能主要用于交接班、離開崗位等情況。為防止他人使用你的工號操作本系統(tǒng)而造 成不必要的麻煩，系統(tǒng)建議操作員在交接班或者離開崗位時，使用更換工號功能。 5 系統(tǒng)主窗口下，點擊窗口右上角的 ，如下圖所示登錄窗口，操作同登錄，不再贅 述。 圖 3.4 密碼修改 為防止泄密，操作員應該經(jīng)常修改自己的口令（因為口令泄密可能造成一定的經(jīng)濟后 果） 。該功能只有在正確地輸入原口令情況下才能修改成功（以防他人誤改） 。 操作步驟： （1） 、系統(tǒng)主窗口下，點擊右上方 ，打開功能面板窗口； 6 圖 （2） 、點一把鎖，然后根據(jù)系統(tǒng)提示，輸入舊密碼、新密碼，確認即可。 3.5 ihotel 消息 ihotel 系統(tǒng)的消息功能可以理解為員工信息交流中心，包括四個功能：職員留言、實時 對話、事務處理、交班處理。系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行功能面板中的信封，打開『ihotel 消息』 窗口，如下圖所示。 7 圖 3.5.3 事務處理 主要用于酒店各部門交流對客服務信息。事務的發(fā)布可以在此處處理，也可以在賓客 主單下。事務處理分已發(fā)事務和我的事務兩部分。 3.5.4 交班處理 輸入交接班信息。 3.6 賓客查詢 系統(tǒng)中常用到查詢功能，包括賓客列表、帳號查詢。各業(yè)務部門使用程度也各有不同， 下面的說明中將詳細介紹，操作者可以根據(jù)各自的需要使用以下的說明。 3.6.1 賓客列表 ihotel 系統(tǒng)，按照業(yè)務需求將賓客列表分成：預訂賓客列表、本日到達賓客列表、當前 住客檔案、歷史住客列表等。 所有賓客列表的結構基本一致，下面以預訂賓客列表為例，加以說明。 系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行預訂→預訂信息列表， ，打開預訂賓客列表。窗口上方是可以互相 切換的賓客分類標簽頁，窗口底行是賓客狀態(tài)多選欄，該列表系統(tǒng)默認是預訂狀態(tài)。 8 圖 查詢方法 （一） 、快速查詢 將光標定位于右上角條件輸入位置。可以輸入的常用條件有姓名、姓名中的一部分、 房號、帳號、預訂號等。 （二） 、組合查詢 用于多個條件組合，查詢客人信息，如要查詢某公司一個星期內(nèi)客人的住店情況。 單擊右下角組合查詢按鈕，打開組合查詢窗口，根據(jù)需要輸入多個條件，單擊確定， 即可顯示查詢結果。 功能按鈕 窗口右邊的功能按鈕，一般都是快捷功能，如入帳等，這些功能能否使用視操作員的 權限而定。具體如何操作請參見各節(jié)說明。 3.6.2 帳號查詢 帳號查詢在系統(tǒng)的各個業(yè)務流中得到應用，其界面如下圖所示。 9 圖 帳號查窗口主要包括以下部分：條件輸入、主單類別和狀態(tài)、工具按鈕等。 主單類別和主單狀態(tài)的選擇，可視具體的情況而定。主單分：“所有” 、 “賓客” 、 “團 隊/會議” 、 “消費帳” 、 “AR 帳” ，狀態(tài)分“所有” 、 “有效” 、 “預訂” 、 “在住” 、 “離店” 。 條件輸入處可輸入房號、帳號、姓名、單位等。輸入姓名、單位時可以輸入完整的名 稱，也可以輸入名稱中的一部分，系統(tǒng)支持模糊匹配。 選擇主單、狀態(tài)，輸入條件后，單擊〖檢索〗，左窗口顯示查詢結果。若選中，單擊 〖確定〗即可，否則〖退出〗。 3.7 房態(tài)表查詢 3.7.1 房態(tài)方塊 房態(tài)方塊，特點是全面地反映整個客房的使用情況，對操作員來說，比較直觀易懂。 功能面板下，執(zhí)行查詢→房態(tài)方塊，打開『房態(tài)方塊』 。 圖 為便于說明，我們將房態(tài)方塊分成三個區(qū)域進行說明：左中、底行、右邊，具體說明 如下。 左中： ①．不同的顏色表示不同的房間狀態(tài)，房態(tài)表的顏色、方塊的大小、可以在維護系統(tǒng) 中定義和修改； ②．當鼠標停留在—在住的房間時，系統(tǒng)會自動顯示該房間客人的簡單信息。而雙擊 某一房間，可以打開該房間的詳細信息，并可進行修改，如換房，續(xù)住及輸入客人信息都 可以在此完成。 ③．指向一個房間并單擊鼠標右鍵，系統(tǒng)會有一彈出菜單。對于空房，可以完成預訂、 登記等操作，而對于住客房，可以完成為客人留言、設置聯(lián)房、直接換房、續(xù)住、預訂等 操作。 ④．房號右下角或右左上角不同顏色的小方塊含義如下：右下角表示將到或?qū)⒆叻浚?而左上角出現(xiàn)小方塊表示該房間為臨時房態(tài)。 底行： ①．每一種房態(tài)的實際房數(shù)； 10 ②．雙擊某一圖標，可以查詢該種房態(tài)的詳細信息； ③．通過下拉列表中的樓號、房類的選擇，可以單獨顯示某一幢樓，或某一種房類的 房態(tài)情況。 第四節(jié) 報表處理 4.1 報表查詢 IHOTEL 系統(tǒng)含有豐富的報表，查詢中設有三大報表體系：停機報表、稽核報表和報 表專家。 4.1.1 稽核報表 稽核報表為每天夜審時數(shù)據(jù)更新產(chǎn)生的，是對上日營業(yè)情況的統(tǒng)計。 系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行審核→稽核報表，打開『稽核報表』窗口。 圖 由于操作員權限不同，所以以不同的工號進入系統(tǒng)時所看到的報表數(shù)量是不同的?；?核報表分為兩個時間段：上日和歷史。選擇〖上日〗，查看為前一日的數(shù)據(jù)；選擇〖歷史〗 ，則可以在統(tǒng)計條件處選擇日期，查看更早的的稽核報表。 報表選項中選擇〖打印〗，點擊〖確定〗后可以直接打??；選擇〖顯示〗則是預覽報 表；選擇〖導出〗則導為其它格式，如 Excel、文本等格式。 4.1.2 報表專家 報表專家中的報表包含了系統(tǒng)所有的報表，為使用方便又分為：我的報表、快捷報表、 報表倉庫三大塊。 11 執(zhí)行查詢→報表專家，打開『報表專家』窗口。該窗口按報表的分類顯示報表。由于 操作員權限不同，所以以不同的工號進入系統(tǒng)時所看到的報表數(shù)量是不同的。 4.1.2.1 報表倉庫 系統(tǒng)中所有報表均存放在報表倉庫中，包括交班報表都統(tǒng)一到報表專家中，目前所有 的交班報表都是從報表專家中引用定義出來的。 12 圖 4.1.2.2 快捷報表 報表倉庫中的報表數(shù)量非常大，為方便使用，可將經(jīng)常使用的報表放到快捷報表中， 方便調(diào)取。在報表倉庫勾選一份所需的報表，拖動到快捷報表相應的文件夾中即可。 快捷報表初始分類分為前臺交班、前臺 AR 交班、商務中心交班等，此處的報表對應 著相關模塊的交班報表，如在前臺的收銀模塊中的交班表即為快捷報表中的前臺交班報表。 酒店根據(jù)自身要求選擇需要設立的快捷報表項目，如：夜審報表、前臺報表等。單擊 左邊快捷報表欄目，然后單擊窗口右邊按鈕〖T.類別〗，彈出『快捷報表類別維護』窗口， 即可對快捷報表各分類項目進行查詢、增加、刪除、修改等操作。如圖： 13 4.1.2.3 我的報表 系統(tǒng)中有豐富的報表，而每個員工需要查看的報表是不一樣的，為方便迅速的查找所 需報表，可以把自己需要查看的報表放入【我的報表】中，這樣系統(tǒng)可以根據(jù)工號自定義 每位員工所需的報表。操作方法與快捷報表操作一致，在報表倉庫中勾選一份所需的報表， 直接拖動到我的報表文件夾中。 圖 4.1.2.4 報表的自定義 4.1.3 停機報表 停機報表用于發(fā)生突發(fā)事件時，在系統(tǒng)停機之前需要打印的緊急報表。停機報表可以 14 根據(jù)酒店需要，在報表倉庫中選擇哪些報表為停機前必須打印的。操作方法與快捷報表操 作一致，在報表倉庫勾選一份所需的報表，直接拖動到停機報表文件夾中。 執(zhí)行查詢→停機報表，打開『停機報表』窗口。