【制度建設論文】企業(yè)采購環(huán)節(jié)管控與制度建設的加強

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1、【制度建設論文】企業(yè)采購環(huán)節(jié)管控與制度建設的加強 企業(yè)采購環(huán)節(jié)存在的問題：采購部門、人員工作作風不良；采購環(huán)節(jié)中競標、評標或招投標內部控制散亂；采購時間內部控制不科學。采購環(huán)節(jié)存在問題的原因：采購部門或員工可能在采購過程中“吃回扣”，或者存在慵、散、懶、怠、貪等行為；采購環(huán)節(jié)可能存在競標、評標或招投標內部控制散亂；采購環(huán)節(jié)還可能存在時間控制制度及方案、實施管控等方面不合理、不科學等原因。解決方案或措施：加強采購環(huán)節(jié)工作作風建設、管理；改善競標、評標或招投標措施與制度；加強采購到貨時間的管控。 機構企業(yè)；采購環(huán)節(jié)；管控措施；制度建設 引言

2、每個企業(yè)都會面臨采購工作，而企業(yè)要提高產品質量并盡可能降低成本，提高企業(yè)效益，就要加強采購環(huán)節(jié)的管控與相關制度建設，同時加強制度實施的監(jiān)督工作。加強采購環(huán)節(jié)及各個方面工作作風建設與管理，采購環(huán)節(jié)中的競標、評標或招投標可能會遇到各種社會影響或干擾，故要加強這個方面的管控，不要弱化或忽視，這樣對企業(yè)提質增效大有裨益。企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的時間管控具有重要意義，因為這關系到企業(yè)生產、運營等的正常運轉，關系到企業(yè)資金鏈、物流鏈的連續(xù)性、穩(wěn)定性問題，故企業(yè)需要加強采購環(huán)節(jié)的管控和相關制度建設，從而提高企業(yè)效益，達到做強企業(yè)的目的。 1采購環(huán)節(jié)存在的問題 1.1采購部門、人員工作

3、作風不良 采購部門或采購人員工作作風存在的問題：采購部門或員工可能在采購過程中“吃回扣”，或者存在慵、散、懶、怠、貪等行為。 1.2采購環(huán)節(jié)中競標、評標或招投標內部控制散亂 在大批、大量、大金額采購行為（可以分批交貨及分批、分期付款）中，如果不引入競爭性采購或招標可能會導致采購成本難以下降，采購質量難以提高，滋生腐敗，使采購行為處于被動，局面不好控制，還可能造成簽訂的合同技術指標及原料交付時間（及時性）較難達成等情況。公司存在對競標、評標或招投標應用不足、流程不清、意識不強等問題。 1.3采購時間內部控制不科學 由

4、于供貨商、運輸管理、采購方等各種各樣的原因，導致采購到貨時間延遲，對企業(yè)的經營、發(fā)展、運營等造成負面影響。 2采購環(huán)節(jié)存在問題的原因或危害 2.1采購部門或人員責任心不強 對于“吃回扣”及不為企業(yè)降低采購成本作貢獻，而用慵、散、懶、怠、貪等對待工作的行為，主要原因包括以下幾點：①對企業(yè)及國家的規(guī)章制度、法律法規(guī)不了解、忽視或者漠視；②企業(yè)管理者對這些行為制定的規(guī)章制度有漏洞、不合理、不嚴密及執(zhí)行不力或者操作性不好；③對企業(yè)相關制度或國家相關規(guī)定、法律法規(guī)的宣貫不到位，沒有達到入腦入心的程度；④沒有對違規(guī)人員進行恰當懲罰或沒有對內部控制制度執(zhí)行優(yōu)秀

5、人員適當獎勵，獎懲沒有起到“罰一儆百”或樹立標桿典型的作用。在采購工作中，工作人員責任心不強，對降低采購成本、提高采購質量的要求、號召置之不理，當做“耳旁風”，沒有入心入腦，更沒有“內化于心，外化于行”，對采購相關規(guī)定置若罔聞。企業(yè)應采取正確的措施，對不顧公利、公義而為個人逐利如蠅嗜血的行為與采購人員要加以懲戒，否則會造成企業(yè)對其他員工的不公平，還可能導致其他人員憤怒，造成大量人員跟風、跟進及塌方式腐敗行為發(fā)生，嚴重影響企業(yè)正常發(fā)展，甚至動搖企業(yè)生存和發(fā)展的根基。 2.2采購環(huán)節(jié)處于被動局面 對于大批、大量、大金額采購行為不進行競爭性采購或招投標等措施會造成被動

6、局面，采購價格較高，質量較差的原因：與單個供應商談判，競爭性較差，討價還價較艱難，歷時較長，效果較差，可能導致貨品交付時間不及時，或者付款方式不利于采購方。以上這些情況的危害在于采購成本較高，合同中關于貨品質量、交付時間和付款方式對采購企業(yè)不利，合同較難談判，費時費力，效果不好，造成采購企業(yè)處于不利、被動局面，企業(yè)成本難以控制，企業(yè)成品競爭力不強，效益不好，利潤較薄，不利于企業(yè)生存與發(fā)展。 2.3采購的時間管控不足 采購到貨時間延遲的原因：采購的時間較晚，采購申請批準時間過長，供應商發(fā)貨時間過晚，供貨商生產出現(xiàn)問題，貨物在路途中耽擱時間過長，運輸貨物時間過長，交

7、通運輸工具或貨物運輸管理存在問題，或者與運輸部門的協(xié)商與溝通存在問題等。采購到貨時間延遲的危害：影響企業(yè)生產和銷售，到貨時間嚴重延遲還會影響年度企業(yè)生產效率、生產進度及年度生產計劃、銷售業(yè)績，甚至影響企業(yè)訂單交貨期、聲譽與利潤等。 3加強采購環(huán)節(jié)管控的措施 3.1加強采購環(huán)節(jié)工作作風建設與管理 （1）加強對國家相關法律法規(guī)、企業(yè)各項規(guī)章制度進行宣講與培訓，運用相關人員容易入腦入心的語言認真宣貫，并將此作為一項經常性工作常抓不懈。（2）針對違規(guī)、違章、違反制度等行為，制定易于操作、執(zhí)行且合理合法的規(guī)章制度。（3）對違規(guī)人員進行適當懲處，對優(yōu)秀人員加

8、以褒獎，既要有精神上的獎懲方案、措施，也要有物質上的獎懲方案、措施。對優(yōu)秀人員加以宣傳，讓優(yōu)秀成為一種文化。適當懲罰有過失的當事人，但處罰、宣傳不能過度，否則易導致惡性事故發(fā)生。 3.2改善競標、評標或招投標措施與制度 對于大批、大量、大金額采購的各種材料、原料、設備、裝備等，可以采取競爭性采購、招標等方法，在招標時要求供應商提供樣品，承諾滿足企業(yè)技術要求的產品，并作出保證，簽訂合同，并承諾如果出現(xiàn)產品質量不過關或者交貨時間延遲等違約行為需向采購方賠償違約金。可以采取招投標后再簽訂合同，確定數(shù)量、質量、時間等，再分批交付貨品，以及分期、分批付款，以減輕交貨、支付

9、壓力及節(jié)省投入生產的時間。采購方采購數(shù)量、金額不大及采購能力不充足時，可以與有相同采購需求的公司（本公司與此公司沒有競爭或者輕微競爭、良性競爭）進行聯(lián)合招標，通過量大優(yōu)勢進一步降低采購成本。當然，聯(lián)合招標要經過細致的研究和審查，最大限度地降低影響，根據(jù)審慎原則與其簽訂相關合作協(xié)議后再聯(lián)合招標，最后分別和供應商簽訂采購合同（包括提出供貨時間、付款方式、供貨數(shù)量及質量等要求）。 3.3加強采購到貨時間的管控 到貨時間延遲會造成很多問題，故要采取以下措施防止采購到貨時間延遲。（1）加強企業(yè)各項規(guī)章制度（關于及時到貨措施的制度）的研究與制定，采購、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)要有責任人，

10、加以考核每個環(huán)節(jié)的負責人，每個環(huán)節(jié)負責人應隨時保持通信暢通。（2）加強對訂單及市場部門進行管理，對產品、貨物訂單的交付期進行排序，加強對相關大數(shù)據(jù)及市場的研究與梳理，根據(jù)事情的輕重緩急，倒排工期，研究何時采購、何時出品，適當提前采購時間，留有適當余地。當確定物品采購時間、數(shù)量、金額、付款方式等情況后，相關采購人員、部門要及時完成各項采購工作，企業(yè)規(guī)章制度應規(guī)定采購部門提出采購申請的時長與相關領導簽字的時長等問題，并規(guī)定訂單或者簽合同的時長范圍。（3）要在事先確定供應商拖延交付期的懲處措施，簽訂拖延時間長度與賠償懲處措施的書面文件，以防采購雙方相互扯皮。（4）加強貨物運輸途中管理，要求運輸部門對

11、運輸過程的貨物數(shù)量、質量及安全作出書面承諾，方便對違約行為進行追責，可以考慮貨物在運輸途中未安全、足量、保質、按時、按承諾到達交付前不付清運輸費用全款。 參考文獻 ［1］楊明燕．ABC鋁業(yè)公司自制存貨內部控制改進研究［D］．長沙：湖南大學，2014． ［2］董小霞，陳興茂．企業(yè)采購環(huán)節(jié)質量的內部控制———以機械企業(yè)、SL加工企業(yè)為例［J］．科技經濟市場，2019（3）：94-97． ［3］董小霞．加強企業(yè)存貨內部控制的研究———以制度創(chuàng)新與企業(yè)文化建設及組織創(chuàng)新、優(yōu)化為視角［J］．納稅，2018（9）：137-138．