企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧.doc

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.企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及及技巧一、推薦使用電子郵件的情況1. 正式的工作匯報(bào)，對(duì)內(nèi)/對(duì)外2. 信息的傳遞和工作安排3. 難以簡(jiǎn)單使用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng)4. 需要獲得部門之間配合的事項(xiàng)5. 沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容二、郵件發(fā)送的對(duì)象收件人，是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。抄送人，則只是需要知道這回事，抄送的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，如果有建議，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封郵件發(fā)給了密送的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門排列、按職位等級(jí)從高到低。 只給需要信息的人發(fā)送郵件，將抄送人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾郵件項(xiàng)目關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)匯報(bào)文件、圖紙一般由主案親自發(fā)送，主送給甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員，如由設(shè)計(jì)師直接發(fā)送，需同時(shí)抄送主案項(xiàng)目關(guān)鍵會(huì)議后的紀(jì)要由助理協(xié)助整理內(nèi)容填入會(huì)議紀(jì)要模板文件，主案確認(rèn)后，一般由主案親自發(fā)送，主送給與會(huì)甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員項(xiàng)目階段成果確認(rèn)函按照確認(rèn)函模板格式填寫，由主案親自發(fā)送，主送甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員及商務(wù)管理，傳真原文件交項(xiàng)目管理人員存檔掃描尋求內(nèi)部跨部門支持主送給尋求支持的人，抄送給對(duì)方的直接上級(jí)，同時(shí)抄送本部門的直接上級(jí)其他情況待補(bǔ)充三、郵件內(nèi)容規(guī)范標(biāo)題：【項(xiàng)目簡(jiǎn)稱】+ 郵件內(nèi)容主題概括收件人：參照上面說(shuō)明抄送：參照上面說(shuō)明正文：1. 如果之前有接收到對(duì)方郵件，就某一階段性內(nèi)容進(jìn)行討論，采用在原郵件基礎(chǔ)上回復(fù)的方式如果是新發(fā)送的郵件，簡(jiǎn)要說(shuō)明信件是對(duì)甲方什么時(shí)間提出的什么要求內(nèi)容的回應(yīng)，尤其在要求是通過(guò)非郵件文字形式，比如電話、QQ、當(dāng)場(chǎng)或其他無(wú)憑證形式提出2. 我方的具體回應(yīng)內(nèi)容，條理清晰可分項(xiàng)123描述3. 如有附件，需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，4個(gè)以上的附件內(nèi)容最好打包壓縮發(fā)送4. 說(shuō)明希望對(duì)方做的事情，給予的回復(fù)確認(rèn)，分情況請(qǐng)求盡快，也可以按需要給出明確時(shí)間點(diǎn)注意：信件中的所有時(shí)間點(diǎn)都明確日期和星期，4月11日（星期四），保證來(lái)往郵件的及時(shí)性，重要的溝通事項(xiàng)，時(shí)間緊急的，需要在郵件發(fā)送完畢后進(jìn)行電話提醒和確認(rèn)重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)得到回復(fù)確認(rèn)的，也要轉(zhuǎn)發(fā)項(xiàng)目管理人員1. 有意義的主題這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能，充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事，實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。3正式工作報(bào)告、通知部門之間事務(wù)往來(lái)，需要留下書面資料的知識(shí)推薦和信息傳遞沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng)電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用不發(fā)無(wú)意義的郵件。只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。有意義的主題這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。3恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌也明確提醒某收件人此郵件是面向他的要求其給出必要的回應(yīng)在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。但有中高層領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要注意,最好稱呼各位領(lǐng)導(dǎo)和同事如果對(duì)方有職務(wù)應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方如“x經(jīng)理”如果不清楚職務(wù)則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼姓名對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼姓名。郵件開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫一個(gè)“HI”中文的寫個(gè)”您好”結(jié)尾常見(jiàn)的寫個(gè)Thanks and Best Regards.中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說(shuō)得好“禮多人不怪”禮貌一些總是好的即便郵件中有些地方不妥對(duì)方也能平靜的看待。4郵件結(jié)構(gòu)第一段與最后一段是重點(diǎn)電子郵件的撰寫應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)也就是說(shuō)重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)最好在結(jié)尾的部分再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。內(nèi)容主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)在信件的一開(kāi)始就說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。日期郵件的日期與時(shí)間要明確在電郵中提到的日期與時(shí)間一定要具體你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候因此最好改成下周三如3月7日下個(gè)月如8月時(shí)間也要明確是上午還是下午以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。Email正文多用1234之類的列表以清晰明確。如果事情復(fù)雜最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字注意使用拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email最好把拼寫檢查功能打開(kāi); 如果是中文Email注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍檢查行文是否通順拼寫是否有錯(cuò)誤。選擇便于閱度的字號(hào)和字體中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體我司禁止不用背景信紙合理提示重要信息不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)影響閱度。合理利用圖片表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。不要隨意使用:-) 之類的字符在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻也就是不穩(wěn)重。風(fēng)格檢查自己寫的電郵時(shí)試試看讀出聲音對(duì)話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮而且也比較自然順暢5如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人還要加上一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信還要說(shuō)明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。主體的內(nèi)容詳細(xì)程度取決于收件人不同的人在同一時(shí)間對(duì)同一事情的理解程度不同有些指代要清楚不用不常用的縮寫主體的內(nèi)容詳細(xì)程度取決于主題情境的事態(tài)資源是否充足立場(chǎng)是否一致5Dear all:大家下午好!由于本人有事需請(qǐng)假及休婚假一段時(shí)間3月18日-4月4日期間我的部分工作事項(xiàng)處理會(huì)有小暫停。如有特急處理由我部門同事何寶慶員處理。PS請(qǐng)大家手頭上有報(bào)銷單在這兩天內(nèi)交到我這邊。我會(huì)盡量抽時(shí)間在3月21日-3月22日這兩天回來(lái)公司處理較急事項(xiàng)。然后繼續(xù)休假。陳媚公司內(nèi)部事項(xiàng)交于我部門的同事黃麗莉負(fù)責(zé)?？偨Y(jié)稱呼、格式、郵件內(nèi)容沒(méi)有注意場(chǎng)合語(yǔ)氣和用詞不當(dāng)5Dear all:大家下午好!由于本人有事需請(qǐng)假及休婚假一段時(shí)間3月18日-4月4日期間我的部分工作事項(xiàng)處理會(huì)有小暫停。如有特急處理由我部門同事何寶慶員處理。PS請(qǐng)大家手頭上有報(bào)銷單在這兩天內(nèi)交到我這邊。我會(huì)盡量抽時(shí)間在3月21日-3月22日這兩天回來(lái)公司處理較急事項(xiàng)。然后繼續(xù)休假。陳媚公司內(nèi)部事項(xiàng)交于我部門的同事黃麗莉負(fù)責(zé)?？偨Y(jié)稱呼、格式、郵件內(nèi)容沒(méi)有注意場(chǎng)合語(yǔ)氣和用詞不當(dāng)最好在郵件的第一段明確地說(shuō)出自己的主要目的郵件內(nèi)容里不可缺少的三個(gè)部分如果想從對(duì)方那里得到我想要的信息我需要給對(duì)方提供哪些信息我希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施我需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù)行文時(shí)的注意事項(xiàng)明確簡(jiǎn)潔?不要模棱兩可?避免使用復(fù)雜的句子?清單列表中列舉項(xiàng)的第一個(gè)詞的詞性盡量保持一致?lián)Q位思考?強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益?可以強(qiáng)硬地表達(dá)立場(chǎng)但最好不要使用責(zé)難、挖苦對(duì)方的語(yǔ)氣?慎用大寫字母、紅色字體和感嘆號(hào)避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)?勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題注意郵件的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。語(yǔ)氣專業(yè)措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌?？梢酝ㄟ^(guò)使用虛擬語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)提出要求。內(nèi)容和格式要相符避免寫太多情感的東西切記收信對(duì)象是一個(gè)人而不是一臺(tái)機(jī)器許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出而傷到對(duì)方甚至引起沖突避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回信放1-2天確定是否必須以郵件回復(fù)如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒最好面對(duì)面回應(yīng)有意見(jiàn)要提時(shí)請(qǐng)先思考這個(gè)問(wèn)題都需要哪些相關(guān)人知道避免將事態(tài)擴(kuò)大6如果郵件帶有附件應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明特別是帶有多個(gè)附件時(shí)附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式以免影響使用如果附件過(guò)大應(yīng)事先了解接收方信箱接收郵件大小的限制可分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送7每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。1.簽名信息不宜過(guò)多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息但信息不宜行數(shù)過(guò)多一般不超過(guò)5行。你只需將一些必要信息放在上面對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息自然會(huì)與你聯(lián)系。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的比如你的座右銘或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合切記一定要得體。2.不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配簡(jiǎn)體、繁體或英文以免成出現(xiàn)亂碼。顏色的問(wèn)題最好是綠色或藍(lán)色字體GreenPrecision Components (huizhou) Co.,Ltd.格林精密部件惠州有限公司總經(jīng)辦陳媚E-mail chenmbl-green.com(Mobile15919382880(短號(hào)662880)內(nèi)線8636三、電子郵件的回復(fù)1勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件。注意時(shí)間結(jié)點(diǎn)除工作特別需要外要顧及收件人工作的輕重緩急。對(duì)重要溝通事項(xiàng)在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到Email富士康的辦公文化“跟催”?重要會(huì)議通知再會(huì)前向與會(huì)人員提醒開(kāi)會(huì)時(shí)間?迎心評(píng)審之前對(duì)評(píng)審意見(jiàn)的跟催如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海不一定是對(duì)方不重視嘗試再次提醒2收到他人的重要電子郵件后即刻回復(fù)對(duì)方一下往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理但一般不要超過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)雜你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了我們正在處理一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待記住及時(shí)作出響應(yīng)哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能提示發(fā)件人以免影響工作。進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的那樣太生硬了應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述讓對(duì)方一次性理解避免再反復(fù)交流浪費(fèi)資源?；貜?fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字顯示出你的尊重?；匦艜r(shí)注意保持線索想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)“線索”一旦失去關(guān)聯(lián)雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序尤其是經(jīng)過(guò)多次收發(fā)的郵件進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的那樣太生硬了應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述讓對(duì)方一次性理解避免再反復(fù)交流浪費(fèi)資源?；貜?fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字顯示出你的尊重?；匦艜r(shí)注意保持線索想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)“線索”一旦失去關(guān)聯(lián)雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序尤其是經(jīng)過(guò)多次收發(fā)的郵件n情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)郵件。n謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件。n將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢再回復(fù)自己的意見(jiàn)。n切勿在未經(jīng)同意前將他人郵件轉(zhuǎn)送給第三者。n考慮替代性的溝通管道。電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助如表情、肢體語(yǔ)言等。見(jiàn)面三分情即使是使用電話狀況也會(huì)完全不一樣的。n當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)盡可能代為傳遞或通知發(fā)件人。3不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次這只能說(shuō)明交流不暢說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法把郵件越RE越高這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)刪減瘦身突出有用信息。主動(dòng)控制郵件的來(lái)往為避免無(wú)謂的回復(fù)浪費(fèi)資源可在文中指定部分收件人給出回復(fù)或在文末添上以下語(yǔ)句“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考無(wú)需回復(fù)”。4要區(qū)分Reply和Reply All區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)應(yīng)該replay all讓大家都知道不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚或有不同的意見(jiàn)應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通不要當(dāng)著所有人的面不停的RE來(lái)RE去與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前要三思而行轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前首先確保所有收件人需要此消息。除此之外轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人讓人摸不著頭腦。重要的郵件盡量不要選擇在周五或長(zhǎng)假前發(fā)給對(duì)方法郵件重要的郵件發(fā)出之前再讀一遍正文和附件中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)再核對(duì)一遍如果覺(jué)得自己郵件措辭過(guò)于激烈不妨寫好后先不發(fā)心情平復(fù)后重新讀一遍改一遍非必要情況不要發(fā)過(guò)大的附件5M如果附件較大請(qǐng)壓縮后發(fā)送看到別人寫得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用當(dāng)你使用職場(chǎng)的電子郵件對(duì)外溝通就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸不要撰寫或傳送與職場(chǎng)毫無(wú)關(guān)系的內(nèi)容因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。三、衡量郵件溝通協(xié)作是否規(guī)范的方法5 W 1 H1、Why目的我為什么要交流我講話的動(dòng)機(jī)是什么我的目的告知說(shuō)服影響教育慰問(wèn)娛樂(lè)勸導(dǎo)解釋刺激啟發(fā)2、Who 對(duì)方是誰(shuí)誰(shuí)是受眾他們是哪類人個(gè)性受教育水平年齡地位他們對(duì)我的信息反應(yīng)可能如何他們對(duì)我的信息主題已經(jīng)了解多少3、When and Where在何時(shí)何地交流信息4What我到底要談什么他們了解什么哪些信息必須省略或必須采用5How我將如何傳遞信息用文字圖解口頭電話書面報(bào)告如何表達(dá)采用何種語(yǔ)氣命令式的請(qǐng)求式的用哪種詞匯C1、清楚clearly2、簡(jiǎn)明扼要chiefly3、有禮貌courtly4、有建設(shè)性constructly5、正確correctly6、完整completely1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提對(duì)事對(duì)人。只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里然后再批評(píng)別人。說(shuō)話前一定要顧及他人的面子。1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提對(duì)事對(duì)人。只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里然后再批評(píng)別人。說(shuō)話前一定要顧及他人的面子。1、一忌擺不正自己的位置沒(méi)擺正位置或者完全沒(méi)位置意識(shí)的求助幾乎很難得到積極的回應(yīng)。2、二忌不知道要人家做什么你想找別人幫忙首先自己得清楚需要對(duì)方做什么。3、三忌給人家的指示不夠清晰你讓人家?guī)兔κ且速M(fèi)別人的時(shí)間應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間讓人家能很容易的理解你的需要并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。4、四忌事后沒(méi)有反饋你請(qǐng)人家?guī)兔κ潞笠欢ㄒ答佭@是對(duì)幫忙人的尊重也是對(duì)雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。只要一個(gè)電話、一個(gè)短信說(shuō)“這次真多虧你了要是沒(méi)有你我真不知該怎么辦了?，F(xiàn)在事情做成了第一個(gè)告訴你。”很多時(shí)候就夠了。?早上上班的第一件事情打開(kāi)電腦打開(kāi)企業(yè)郵箱查看郵件?郵箱是工作的平臺(tái)使用好郵件遵守一些郵件溝通規(guī)范和技巧能大大提高你的工作效率13可編輯修改