采購管理制度

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精選資料公司采購管理制度第一章 總 則第一條 建立公司內(nèi)部采購管理制度，規(guī)范物資供應(yīng)申報及采購操作流程，嚴(yán)格控制成本，杜絕管理漏洞，降低企業(yè)風(fēng)險，嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本管理制度。第二條 本制度適用于公司內(nèi)部所需各類資產(chǎn)（含非資產(chǎn)類）、生產(chǎn)研發(fā)類、設(shè)施設(shè)備類及非設(shè)備類（行政類、銷售類）物資、材料設(shè)備采購，包括年度采購、單項采購及緊急采購。第三條 物資供應(yīng)部為公司采購、招投標(biāo)、物品驗收、質(zhì)量保證的責(zé)任單位。第二章 采購原則第三條 嚴(yán)格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。第四條 嚴(yán)格遵守公司物資供應(yīng)部統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則。 第五條 嚴(yán)格遵守“三個三”原則。 1、選購三原則：（1）一種物品采購由各部（參與部門或人員）共同提供三家商戶（三家聯(lián)合詢價）；（2）一種物品提供三家商戶進行報價（三家報價）；（3）一種物品最后定一三家（三家定價）。 2、定購三原則：（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)；（2）同類物品、同等質(zhì)量、同等參數(shù)價格最低；（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好。3、驗收三原則：（1）由公司招標(biāo)物資供應(yīng)部、使用部門、儲運部等部門共同參與驗收；（2）參與驗收的各部門代表簽字后方能視為有效；（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換。第三章 年度采購第六條 年度采購的定義年度采購是指對有計劃、有持續(xù)需求的物資采購。第七條 年度采購的范圍1、辦公耗材（行政類）等物料用品（含非資產(chǎn)類）：辦公耗材、辦公文具、低值易耗品、保潔物料、行政類印刷制品、行政類廣告制品、常態(tài)化及標(biāo)準(zhǔn)化行政材料設(shè)備、銷售類相關(guān)日常物品、活動類物品、生產(chǎn)及研發(fā)所需儀器、設(shè)施設(shè)備及原料供給、包裝類、廣告宣傳類等相關(guān)物品。2、物資采購標(biāo)的金額5萬元以上（5萬），必須以年度采購形式進行采買，簽訂年度合同。3、根據(jù)其采購主體性質(zhì)界定，大宗類商品及年度使用常規(guī)物品必須以年度采購形式進行采買,建立公司戰(zhàn)略合作單位品牌庫,進行固定供貨,長期合作。第八條 由需求部門確定所申購物資的數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)品檔次及其他相關(guān)要求。第九條 立項申請申購部門填寫立項報告審批表，按權(quán)限逐級審批后，交由公司物資供應(yīng)部進行招標(biāo)采購工作。需求部門在填寫立項審批表時，須明確提出招標(biāo)單位資質(zhì)等要求、招標(biāo)項目及招標(biāo)內(nèi)容、數(shù)量、詳細的規(guī)格參數(shù)技術(shù)要求和方案等。物資供應(yīng)部按領(lǐng)導(dǎo)簽批后日期進行相關(guān)采購工作。根據(jù)物資采購項目的內(nèi)容，主要分為以下三大類內(nèi)容：第一類，行政類，相關(guān)立項應(yīng)包括相關(guān)采購物品名稱、使用用途、規(guī)格型號、配置、物品的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、到位時間等具體要求。第二類，銷售類，相關(guān)立項應(yīng)包括相關(guān)活動或采購物品名稱、活動方案、具體實施清單內(nèi)容、使用周期、使用部位、規(guī)格型號、配置、具體物品的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、進場時間、樣品樣板等具體要求。第三類，生產(chǎn)研發(fā)類，相關(guān)立項包括需采購項目或材料設(shè)備的名稱、招標(biāo)采購項目的具體內(nèi)容、使用部位、規(guī)格型號、配置、資質(zhì)要求、具體圖紙要求的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、進場時間和樣品樣板等具體要求。所提供需求方案須經(jīng)需求部門負責(zé)人簽字確認。立項完成時間以具體簽批時間為準(zhǔn)。對于需求部門的需求計劃，需求部門須在每月的25號之前提供經(jīng)審批后的次月的采購項目計劃，并提報至物資供應(yīng)部。第十條 物資采購的審批權(quán)限及審批流程（月度及年度類）1、行政類申購：（1）月度：申購/需求部門于每月25日前根據(jù)上月月度使用量提報次月需求量并填寫物料采購需求月度計劃表部門負責(zé)人提報分管領(lǐng)導(dǎo)審核人事行政經(jīng)理審批行政資產(chǎn)管理員匯總并填寫物料采購匯總申請表人事行政經(jīng)理簽字確認存檔資產(chǎn)管理員填寫物料采購（行政類）審批表人事行政經(jīng)理審核人事行政總監(jiān)審批人事行政部按年度合同實施采購、驗收并按季度辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)物品登記、領(lǐng)用、發(fā)放。（2）年度：人事行政部根據(jù)上年度物資使用情況，預(yù)估使用量及出具預(yù)算金額，按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。人事行政部由經(jīng)辦人/行政資產(chǎn)管理員填寫立項報告審批表部門負責(zé)人提報人事行政總監(jiān)確認簽字總經(jīng)理審批人事行政部接收。2、銷售類申購（1）月度：銷售部/相關(guān)需求部門經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表部門負責(zé)人提報分管領(lǐng)導(dǎo)確認簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。（2）年度：按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。銷售部填寫立項報告審批表并提供已確定標(biāo)準(zhǔn)的銷售活動方案及材料清單部門負責(zé)人提報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字物資供應(yīng)部確認簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。3、生產(chǎn)研發(fā)類申購（1）月度：生產(chǎn)部、研發(fā)部經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表部門負責(zé)人簽字提報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。（2）年度：按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。生產(chǎn)部（車間）及研發(fā)部填寫立項報告審批表并提供已確定標(biāo)準(zhǔn)物品、設(shè)備、原料清單及詳細參數(shù)明細和相關(guān)要求部門負責(zé)人提報分管領(lǐng)導(dǎo)審核物資供應(yīng)部確認簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。第十一條 物資采購立項時間完成要求1、行政類（行政部門申購立項）緊急類（立項簽收完成時間至少在需求時間的提前2天完成）加急類（立項簽收完成時間至少在需求時間的提前5天完成）常規(guī)類（立項簽收完成時間至少在需求時間的提前7天完成）2、銷售類（銷售部門申購立項）緊急類（立項完成時間至少在需求時間的提前3天完成）加急類（立項完成時間至少在需求時間的提前5天完成）常規(guī)類（立項完成時間至少在需求時間的提前7天完成）3、生產(chǎn)研發(fā)類（生產(chǎn)部門/研發(fā)部門申購立項）緊急類（立項完成時間至少在需求時間的提前5天完成）加急類（立項完成時間至少在需求時間的提前10天完成）常規(guī)類（立項完成時間至少在需求時間的提前15天完成）第十二條 物資采購屬性劃分固定資產(chǎn)與低值物資的界定：1、單件本值（原值）金額在5000元以上為固定資產(chǎn)；單件本值（原值）金額在5000元以下為低值易耗品。2、可循環(huán)使用，且物品使用生命周期為一年（含）以上的為固定資產(chǎn)；不可循環(huán)使用，且物品使用生命周期一年以下的為低值易耗品。第十三條 供應(yīng)商的考察、征召、資格審查和選擇、確定1、供應(yīng)商的資格要求：入選企業(yè)必須是行業(yè)或區(qū)域綜合實力較強、規(guī)模大、企業(yè)資質(zhì)及信譽度高。 2、供應(yīng)商的征召：年度供應(yīng)商的征召由需求部門、物資供應(yīng)部、相關(guān)聯(lián)部門人員按照背靠背原則，分別通過電話黃頁、網(wǎng)絡(luò)搜索、人脈推薦等方式搜索至少3家及以上單位。由物資供應(yīng)部負責(zé)人聯(lián)合需求部門負責(zé)人、關(guān)聯(lián)部門負責(zé)人共同對其搜索單位的資質(zhì)、實力、企業(yè)信譽度、商務(wù)經(jīng)營資料等進行調(diào)查。 3、供應(yīng)商的資格審查：（1）根據(jù)聯(lián)系情況由需求部門及物資供應(yīng)部確定須考察的單位，并組織由征召小組部門人員所組成的考察小組，必要時邀請相關(guān)部門人員參加，對供應(yīng)商進行考察；考察小組考察完畢后對供應(yīng)商進行篩選、優(yōu)選，剔除不符合要求的單位，物資供應(yīng)部填寫入選單位基本情況表。（2）物資供應(yīng)部根據(jù)調(diào)查了解情況聯(lián)系確定須約見的單位，征召供貨商至公司進行現(xiàn)場談判。4、入圍供應(yīng)商的最終確定：根據(jù)考察情況、供貨商資質(zhì)、信譽度等方面，由需求部門、物資供應(yīng)部門聯(lián)合對所有入圍供貨商進行現(xiàn)場商談、報價，根據(jù)質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面對其標(biāo)的進行競價評標(biāo)。物資供應(yīng)部填寫采購競價表（含緊急類），將最終談價定標(biāo)結(jié)果報總經(jīng)理審批執(zhí)行或直接由董事長/總經(jīng)理根據(jù)實際情況指定供貨商。第十四條 合同的簽訂1、公司采購的項目，由物資供應(yīng)部根據(jù)總經(jīng)理/董事長最終審批結(jié)果，按權(quán)限逐級報批合同。2、由公司負責(zé)采購的生產(chǎn)原料中，屬于公司自用的原材料由公司直接與供應(yīng)商簽訂供貨合同，屬于供應(yīng)給第三方的原料或由第三方代為購買的，必須簽訂代購代扣代付的三方協(xié)議，包括：貨物驗收、結(jié)算辦理、各種單據(jù)的管理。第四章 單項采購第十五條 單項采購的定義單項采購是指對單項（批次）申報物資的采購。單項采購包含但不限于：各公司的辦公及生產(chǎn)設(shè)備、辦公軟件（管理ERP軟件）、大型家具、服裝、電器、車輛、生產(chǎn)所需單件設(shè)備或單批原料等非標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)研發(fā)材料等采購。 第十六條 單項采購立項1、單項采購立項同年度采購立項。2、生產(chǎn)及研發(fā)原材料采購：由生產(chǎn)、研發(fā)部經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表并附上相關(guān)原材料明細生產(chǎn)、研發(fā)部負責(zé)人審核主管/分管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部。3、辦公家具、家電、公司設(shè)施設(shè)備類： 申購/需求部門每月10日前填寫資產(chǎn)購置審批表申購部門經(jīng)辦人提報申購部門負責(zé)人審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批人事行政部復(fù)核總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部4、固定資產(chǎn)：1）5萬元以內(nèi)（含5萬元）的固定資產(chǎn)審批流程申購部門填寫資產(chǎn)購置審批表分管領(lǐng)導(dǎo)審批人事行政部意見總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部2）5萬元以上的固定資產(chǎn)購置或其他非固資類物品采購以及所有車輛的購置經(jīng)總經(jīng)理審批后還須報董事長審批。第十七條 單項采購工作流程1、詢價（1）預(yù)算金額1萬元以下（含1萬元）的單項采購，由申購需求部門至少一名員工、物資供應(yīng)部一名專員（共計2名）分別提交至少3家供應(yīng)商的最終報價。（2）預(yù)算金額1萬元-5萬元（含5萬元）的單項采購，由物資供應(yīng)部2名物資采購員（含部門負責(zé)人）協(xié)同需求部門兩名員工（含部門負責(zé)人）（共計4名）按背靠背原則，分別通過網(wǎng)絡(luò)、平面媒體等方式搜索5家以上合格單位（特殊情況下搜尋至少不低于3家單位），由四名相關(guān)詢價人員分別提交供應(yīng)商的最終報價，需求部門負責(zé)人及物資供應(yīng)部負責(zé)人審核簽字后提交至總經(jīng)理，由總經(jīng)理篩選出至少三家合格供應(yīng)商后進行簽批。2、定價由物資供應(yīng)部及需求部門負責(zé)人主持，1名物資采購員及需求部門2名員工，共5人參與，嚴(yán)格按照公平、公正、公開原則進行現(xiàn)場談判，比價、談價，定標(biāo)。由物資供應(yīng)部制作填寫單項（批次）項目定價審批表，需求部門及物資供應(yīng)部共同出具評標(biāo)意見，報總經(jīng)理審批。3、預(yù)算金額5萬元以上的單項采購，按年度采購方式進行。4、對已經(jīng)確定供貨商且標(biāo)的總定價為5萬以下（含5萬）物資（IT產(chǎn)品及其他周期時令產(chǎn)品除外），一個月內(nèi)再次申購的，經(jīng)總經(jīng)理審批后直接按前定標(biāo)價格進行采購。第十八條 采購驗收1、物資供應(yīng)部、需求/立項部門、儲運部根據(jù)定標(biāo)資料，進行合同簽訂、采購、三方驗收并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。2、原材料物資的驗收，按驗收三原則執(zhí)行，生產(chǎn)及研發(fā)部原材料由生產(chǎn)部、研發(fā)部、質(zhì)量管理部三部門進行聯(lián)合驗收。第十九條 采購跟蹤1、為確保供方交貨準(zhǔn)時，物資供應(yīng)部應(yīng)及時關(guān)注貨品供給情況并跟催到位。2、采購物資因故不能或無法按時采購到貨時，物資供應(yīng)部應(yīng)及時通知各需求部門，以便其及時采取其他應(yīng)對措施。第五章 緊急采購第十九條 議標(biāo)由于特殊原因，事務(wù)緊急，為快速推進工作及時完成工作而不能按正常程序?qū)嵤┰儍r、評標(biāo)、定標(biāo)，需議標(biāo)的項目須按下列程序進行：1、議標(biāo)審批適用范圍：因某種原因目前符合公司要求或可滿足物資采購需求的供應(yīng)商有且僅有一家（不滿足評標(biāo)、招標(biāo)條件），此類商品市場供貨商資源匱乏。2、車輛采購由公司物資供應(yīng)部負責(zé)人及人事行政部等相關(guān)人員共同到該品牌的4S店或總代理詢價、議價,詢價范圍不局限于地區(qū)。第二十條 現(xiàn)金采購及聯(lián)合現(xiàn)場采買模式原則上公司所有物資、物料、設(shè)備采購不允許進行現(xiàn)金采買，均采用到送支票、商業(yè)承兌匯票、公對公轉(zhuǎn)賬、電匯等方式進行支付。現(xiàn)金采購只適用于公司緊急、重大事務(wù)或由董事長/總經(jīng)理授權(quán)指定事務(wù)。因緊急采購需用現(xiàn)金采購及現(xiàn)場采買的項目須填寫現(xiàn)場采購詢價記錄表并按下列程序進行：1、預(yù)算金額2000元以下（含2000元）緊急采購至少由申購需求部門一名員工、物資供應(yīng)部1名員工，2名以上人員進行現(xiàn)場聯(lián)合詢價，并取得不少于兩家供應(yīng)商的現(xiàn)場最終報價，同型號、同品牌、同質(zhì)量者，選取報價最低的供應(yīng)商進行購買。并將現(xiàn)場詢價的相關(guān)供貨商相關(guān)信息（單位名稱、聯(lián)系方式、聯(lián)系電話、企業(yè)地址等）做好登記，由物資供應(yīng)部負責(zé)人和需求部門負責(zé)人共同對其真實性復(fù)核后，在現(xiàn)場采購詢價記錄表上由三方簽字確認（詢價人員、物資供應(yīng)部負責(zé)人、需求部門負責(zé)人）。2、預(yù)算金額2000元以上，5000元以下（含5000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門2人、物資供應(yīng)部1人共同參與，原則上現(xiàn)場采買至少須在3家及以上供應(yīng)商有效最低報價的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見后進行采購。采購后由三方（詢價人員、物資供應(yīng)部負責(zé)人、需求部門負責(zé)人）在現(xiàn)場采購詢價記錄表上簽字確認。3、預(yù)算金額5000元以上,10000元以下（含10000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門2人以上、物資供應(yīng)部1人（其中1人必須為部門負責(zé)人）共同參與，原則上現(xiàn)場采買至少須在3家及以上供應(yīng)商有效最低報價的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見后進行采購。采購后由三方（詢價人員、物資供應(yīng)部負責(zé)人、需求部門負責(zé)人）在現(xiàn)場采購詢價記錄表上簽字確認。第六章 采購紀(jì)律第二十一條 采購系統(tǒng)以外的任何人員不得干預(yù)采購工作。第二十二條 參與采購工作的各部門獨立運作，禁止相互串通、干預(yù)。第二十三條 所有參與采購工作的人員不得接受供應(yīng)商的任何宴請、饋贈，不得與供應(yīng)商發(fā)生任何經(jīng)濟往來。第二十四條 所有參與采購過程的人員須嚴(yán)格保守機密，應(yīng)對有關(guān)采購信息承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄密、公開。第二十五條 相關(guān)采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作職責(zé)時所獲取的資料，嚴(yán)禁以此謀求任何個人利益，嚴(yán)禁以有損于公司利益的方式濫用上述資料。第二十六條 凡違反采購紀(jì)律的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)當(dāng)事人人及主要負責(zé)人降職、降薪、免職、開除處理，情節(jié)嚴(yán)重者還將移交司法機關(guān)追究其刑事法律責(zé)任。第二十七條 各類采購招標(biāo)原始資料必須歸檔，同一記錄，按月度進行匯總總計，建立臺賬，并存檔入庫。第七章 附 則第二十八條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。如有以往規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。第二十九條 本制度由人事行政部及物資供應(yīng)部負責(zé)解釋。 山西錦波生物醫(yī)藥股份有限公司二零一六年九月二十二日附件1:現(xiàn)場采購詢價記錄表附件2：單項（批次）項目定價審批表附件3： 采購競價表（含緊急類）：.xlsx附件4： 入選單位基本情況表.xlsx附件5：物料采購需求月度計劃表.xlsx 附件6：物料采購匯總申請表.xlsx 附件7： 物料采購（行政類）審批表.xlsx附件一：現(xiàn)場采購詢價記錄表排序單位 名稱 單位 地址聯(lián)系人 （姓名、 電話）首次報價最終報價企業(yè)情況簡報 （ 規(guī)模、業(yè)績）備注12345需求部門負責(zé)人： 物資供應(yīng)部負責(zé)人： 詢價人員：可修改編輯精選資料附件2：單項（批次）項目定價審批表制表日期： 序號采購項目 名稱數(shù)量單位名稱單位名稱單位名稱備注聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人及聯(lián)系方式金額(元)金額(元)金額(元)12345擬建議中標(biāo)單位詢價人員（5名）需求部門意見物資供應(yīng)部意見總經(jīng)理審批THANKS !致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考可修改編輯