采購管理制度 (上市公司范本).doc

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.采購管理制度 (上市公司范本)【 類 別 】規(guī)則制度【時 效 性】一般【秘密等級】無 *股份有限公司發(fā)文字號: 20*10號 發(fā)行日期: 20* 年1 月1日 版 本: 1.0 版 第一章 設(shè)置目的第1條 設(shè)置背景為保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物資的正常持續(xù)供應(yīng)，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，防范采購過程中的舞弊行為，特制定本管理制度。適用范圍：本辦法主要規(guī)范生產(chǎn)原料類、勞保用品類、IT設(shè)備等實物資產(chǎn)的采購行為。 第二章 采購基本原則第2條 “公平、公正、公開”原則采購信息對企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的人員要盡可能公開，接受監(jiān)督；對供應(yīng)商的綜合評價必須公平、公正。第3條 “信息化”原則公司部門及人員眾多，為提升效率及環(huán)保辦公，公司推行信息化辦公，公司的采購全部流程均在百卓優(yōu)采采購管理軟件（公司指定的采購信息化管理系統(tǒng)）上進行申請及審批。第4條 “監(jiān)督問責”原則1、采購人員要自覺接受財務(wù)部、請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。2、在采購過程中，如遇到采購物資數(shù)量、價格等問題，相關(guān)人均可向采購部門提出異議。3、對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司員工獎懲制度等進行處罰直至追究其法律責任。第三章 采購流程第5條 采購計劃需求部門一般應(yīng)在每月* 日前，根據(jù)經(jīng)營計劃的需求，制定下月采購計劃，采購計劃需含采購物資的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、用途等基本內(nèi)容。第6條 采購申請1、 請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2、請購部門在百卓優(yōu)采采購管理軟件內(nèi)提交的采購申請，須經(jīng)部門負責人批準方可執(zhí)行，若零星采購的價值【】元以下，請購部門可自行采購。采購部門負責人在百卓優(yōu)采采購管理軟件內(nèi)進行電子審核，如審核不通過，請購部門修改后重新提交。第7條 詢比價1、相關(guān)人員辦理采購詢價、貨源確定等業(yè)務(wù)過程中，需聲明與供應(yīng)商是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，如果存在利益關(guān)系，該人員須予以回避。2、單筆采購金額【】 元以上的，采購部門應(yīng)挑選2 家以上（含2 家）的供應(yīng)商進行詢價；詢價時，應(yīng)盡可能從百卓采購網(wǎng)等這類大型、專業(yè)的電子商務(wù)網(wǎng)站上以及公開市場上獲得合理報價；超過【】元以上的詢價單，供應(yīng)商進行報價時，需要有供應(yīng)商的加蓋公章或合同專用章。3、采購人員根據(jù)各供應(yīng)商的報價情況進行對比報價，制作書面的詢價單對比報價的報告，并提出相應(yīng)的采購建議，報采購部門負責人處審核。4、采購部門負責人審核同意后，將對比報價的報告提交內(nèi)審部審核。如審核通過，內(nèi)審部通知采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同；如審核不通過，采購部門需要重新詢價。第8條 簽訂采購合同1、采購合同分為長期和單次，無論選擇哪個模板均需經(jīng)過公司法務(wù)部審核。2、若簽訂的是長期采購合同，則后續(xù)采購時只要百卓優(yōu)采采購管理軟件新建采購訂單即可（需標明適用的采購合同編號），通過該系統(tǒng)直接把采購訂單發(fā)送到供應(yīng)商的郵箱，提醒供應(yīng)商及時查收。第9條 物資報驗與入庫1. 報驗l 供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；l 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于應(yīng)質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責任；l 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；l 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2. 入庫l 公司所有的生產(chǎn)物資、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；l 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接收；l 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定入庫，倉管部門人員在百卓優(yōu)采采購管理軟件內(nèi)錄入入庫單信息。第10條 退貨及索賠如在采購過程中，供應(yīng)商未按照采購合同提供物資時（如物資數(shù)量不足、質(zhì)量有問題、延期供貨等），采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，要求供應(yīng)商補足物資或退換貨，并根據(jù)之前簽訂的采購合同，要求供應(yīng)商進行相應(yīng)的賠償。第12條 采購付款1、除定點供應(yīng)商以及網(wǎng)上采購?fù)猓话阄镔Y采購預(yù)付款不得超過合同總價的【】%，物資驗收入庫收到符合要求的發(fā)票后，支付合同總價的【】%，1 個月后如無異議，且發(fā)票到票后，再支付剩余尾款。每次付款記錄均需記錄到百卓優(yōu)采采購管理軟件內(nèi)，標明付款時間、付款金額、付款對象、對應(yīng)訂單等信息。2、對于采用預(yù)付款支付方式的采購，財務(wù)部在支付預(yù)付款時，須核對合同的支付條款、審查審批手續(xù)是否完備；對于采用貨到后付款方式的采購，財務(wù)部付款時，除審核合同外，還須審核驗收人員簽字并注明驗收情況的驗收單。3、財務(wù)部應(yīng)配合采購部門定期與供應(yīng)商對賬，保存供應(yīng)商對賬資料；如對賬有差異，應(yīng)及時配合采購部門查明原因并進行調(diào)整。第四章 供應(yīng)商管理第13條 供應(yīng)商檔案建立公司統(tǒng)一在百卓優(yōu)采采購管理軟件中建立供應(yīng)商評估資料檔案，由采購部門安排專人進行錄入和更新以下信息：供應(yīng)商的調(diào)查資料、招投標資料、有關(guān)證照（工商營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、稅務(wù)登記證、質(zhì)量體系合格證書）的復(fù)印件、采購合同及執(zhí)行情況（采購價格、采購數(shù)量）、可供應(yīng)物料清單等。第14條 供應(yīng)商分級公司將對供應(yīng)商根據(jù)考評結(jié)果進行分級，在百卓優(yōu)采采購管理軟件內(nèi)進行標記，一般可分為合格、良好、優(yōu)秀供應(yīng)商。對優(yōu)秀的供應(yīng)商可作為長期供應(yīng)商，在采購時優(yōu)先考慮。第15條 供應(yīng)商黑名單制度采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商黑名單，將有欺詐行為、賄賂公司采購人員、貨品合格率低、服務(wù)差以及有嚴重質(zhì)量問題的供應(yīng)商列入黑名單。凡列入公司黑名單的供應(yīng)商，不僅自身永遠喪失公司供應(yīng)商資格，其實際控制人控制的其他企業(yè)也一并納入黑名單。第五章 采購紀律及處罰第16條 廉潔自律公司采購人員應(yīng)廉潔自律，禁止有任何損害公司利益的采購行為。1、不得向供應(yīng)商透露不應(yīng)透露的采購信息，編寫具有傾向性的采購詢比價報告；2、不得接受供應(yīng)商饋贈的禮品（包括但不限于現(xiàn)金、購物卡等）, 不管禮品價值大小，都必須在收受后的1個工作日內(nèi)報備或上交給公司內(nèi)審部；3、不得接受供應(yīng)商的宴請，如確實無法推辭的，應(yīng)報經(jīng)部門負責人備案后方可參加；4、不得向供應(yīng)商索要回扣及與業(yè)務(wù)無關(guān)的要求；5、其他禁止行為。第17條 處罰措施一經(jīng)查實采購人員有違反公司相關(guān)規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給與內(nèi)部警告或予以辭退。給公司造成損失的，要進行經(jīng)濟賠償。公司保留依法追究已離職員工在職期間違反本辦法構(gòu)成犯罪的刑事責任以及民事賠償?shù)臋?quán)利。第六章 附錄附件1：采購訂單單模板附件2：采購入庫單模板附件3：領(lǐng)用出庫單模板附件1：采購訂單模板采購訂單【樣本】 采購單號： 采購日期： 供應(yīng)商 采購物品信息物品編號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額（元）該金額為含稅價，合計【】元（大寫）：元整交貨日期交貨地址包裝標準付款方式合同編號備注該模板是免費軟件-百卓優(yōu)采采購管理軟件（個人版）內(nèi)置模板，支持根據(jù)實際需求自由調(diào)整模板格式。（以下無正文）甲方：百卓優(yōu)采采購管理軟件 乙方：【供應(yīng)商名稱】授權(quán)代表（簽字）： 授權(quán)代表（簽字）：日期：2016年【】月【】日 日期：2016年【】月【】日附件2：采購入庫單模板采購入庫單（樣本）入庫單號： 入庫日期： 供應(yīng)商： 聯(lián)系人： 聯(lián)系電話： 序號物品編號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備注12總金額： 000.00入庫地址：所屬項目：備注該模板是免費軟件-百卓優(yōu)采采購管理軟件（個人版）內(nèi)置模板，支持根據(jù)實際需求自由調(diào)整模板格式。經(jīng)辦人： 附件3：領(lǐng)用出庫單模板領(lǐng)用出庫單（樣本）出庫單號： 出庫日期：領(lǐng)用部門： 領(lǐng)用人： 序號物品編號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備注12總金額： 000.00所屬項目備注：該模板是免費軟件-百卓優(yōu)采采購管理軟件（個人版）內(nèi)置模板，支持根據(jù)實際需求自由調(diào)整模板格式。經(jīng)辦人： 精選word范本！