《管理文秘教程》課件PPT第05講 文秘的時間管理

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1、第五講 行政文秘的時間管理 課程程序課程程序 一分析時間一分析時間二診斷工作環(huán)境，提高工作效率二診斷工作環(huán)境，提高工作效率三跨越時間管理陷阱三跨越時間管理陷阱四四.優(yōu)秀秘書的時間管理能力優(yōu)秀秘書的時間管理能力五五.案例：華為的時間管理案例：華為的時間管理一一.分析時間分析時間n每天留出時間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，每天留出時間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作舍棄無效的工作n分解困難的任務(wù)，逐個擊破分解困難的任務(wù)，逐個擊破n在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作n將工作日以將工作日以30分鐘進(jìn)行分割分鐘進(jìn)行分割n及時更新工作日志及時更新工作日志記憶往往是不可靠記

2、憶往往是不可靠的。的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的辦公室里彌漫的4大效率毒素：大效率毒素：1.聲音干擾聲音干擾2.職能干擾職能干擾3.空間干擾空間干擾4.設(shè)備干擾設(shè)備干擾討論：n如何排除辦公室如何排除辦公室4大效率毒素？大效率毒素？辦公室辦公室“排毒排毒4味丸味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例小辦公

3、室排毒案例n辦公室面積：辦公室面積：14平方米平方米n辦公室人員：辦公室人員：n主管主管1人人n秘書秘書1人人n下屬下屬3人人n辦公設(shè)備：辦公設(shè)備：n文件柜、公用電腦、文件柜、公用電腦、5張辦公桌等張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：個人辦公需求：n主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）務(wù)、接待訪客）n秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的）的）n下屬：單項（個人任務(wù)）下屬：單項（個人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）n主管：主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的辦公桌應(yīng)

4、和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾接待空間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事不會影響其他同事n下屬：下屬：不受干擾的個人辦公空間不受干擾的個人辦公空間 辦公室排毒辦公室排毒DIYn自我檢測問題：自我檢測問題：1.我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的辦公桌為什么要放在這個位置？2.我的工作空間和公共通道是否過近？我的工作空間和公共通道是否過近？3.我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？4.我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？我遭受的最主要的辦公干擾

5、來自哪里？n提出辦公室改善建議。提出辦公室改善建議。二二.時間管理的陷阱時間管理的陷阱 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 3.“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 4.文件滿桌病文件滿桌病5.喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”6.源源不斷的信息源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 n沒時間做計劃沒時間做計劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃n計劃常常被打斷計劃常常被打斷 n不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛n“船到橋頭自然直船到橋頭自然直”2.不好意

6、思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報復(fù)導(dǎo)致請托者報復(fù)我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早反正時間還早”拖拖延延 帕金森定律帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。的節(jié)奏以

7、使用掉所有分配的時間。4文件滿桌病文件滿桌病 n安全感安全感n猶豫的個性猶豫的個性n半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣n個人的喜好個人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”n不分優(yōu)先順序打電話不分優(yōu)先順序打電話n沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話n電話的談話離題電話的談話離題n與喜歡的人打電話，容易失去對時間的與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制控制6源源不斷的信息源源不斷的信息 n紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告紙、雜志、期刊、報告n電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)n聲音的形式：面談、電

8、視、廣播、電話聲音的形式：面談、電視、廣播、電話三.如何跨越時間陷阱如何跨越時間陷阱 1.要事第一要事第一 2.以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”4.辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動運(yùn)動 5.恰當(dāng)、有效地使用電話恰當(dāng)、有效地使用電話6.篩選信息篩選信息1.要事第一要事第一n“大石頭大石頭”理論理論nABC法則法則 n并行工作法并行工作法 2.以終為始以終為始 n是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？n不完成會怎樣？不完成會怎樣？n是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？n和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？n回報及收益高嗎？回報及收益高嗎？3.學(xué)

9、會說學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還要考慮長點(diǎn)時間要考慮長點(diǎn)時間3.顯示慎重顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅定態(tài)度堅定3.學(xué)會說學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕4辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動運(yùn)動 n整理整理 整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) n整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)n“各就各位各就各位”的擺置的擺置n集中

10、精力做一件事集中精力做一件事n不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處n下班前的清理下班前的清理5有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫捰行?、恰?dāng)?shù)乩秒娫抧選擇打電話的時間選擇打電話的時間n按照優(yōu)先順序打電話按照優(yōu)先順序打電話n清楚每個電話要討論的要點(diǎn)清楚每個電話要討論的要點(diǎn)n對于自己花在每個電話的時間，做對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù)到心中有數(shù)6 篩選信息篩選信息n迅速處理迅速處理n妥善存放妥善存放n沒有保存價值的資料就銷毀沒有保存價值的資料就銷毀四四.優(yōu)秀秘書的時間管理能力優(yōu)秀秘書的時間管理能力n1.4種管理時間的態(tài)度n2.秘書時

11、間管理的衡量標(biāo)準(zhǔn)n3.有計劃、有組織地進(jìn)行工作n4.分清工作的輕重緩急n5.與別人的時間取得協(xié)作n1.4種管理時間的態(tài)度n吉姆羅恩：游蕩者、朝九晚五者、工作狂、開時的時間管理者n2.秘書時間管理的衡量標(biāo)準(zhǔn)n（1）秘書是否了解自己在公司里所承擔(dān)的全部責(zé)任和活動范圍。n（2）能否使領(lǐng)導(dǎo)在接連三四個星期都不到辦公室去的情況下，仍確信在這段時間內(nèi)組織內(nèi)的公事和領(lǐng)導(dǎo)的私事都能獲得盡責(zé)而迅速的處理。n（3）是否幫領(lǐng)導(dǎo)安排時間、協(xié)調(diào)約會事宜和工作程序，以及應(yīng)付限期的要求，而全然沒有滋擾領(lǐng)導(dǎo)。n（4）秘書本人是不是一個富于條理的人。n（5）是否無需領(lǐng)導(dǎo)提醒，即能自覺地處理并追蹤業(yè)務(wù)。n（6）是否主動處理困難的

12、事。n（7）是否有效率地傳遞文件。n（8）能否催促領(lǐng)導(dǎo)及早處理擺在手上的文件，以及催促其他同事及早處理所等待的文件。n（9）是否完成每天的工作而不理會所占用的時間，必要時是否愿意在晚間或周末工作。n（10）必要時，能否像管理者那樣將工作分?jǐn)偝鋈?。n（11）能否代領(lǐng)導(dǎo)牢記重要日期、顧客重要日期。n3.有計劃、有組織地進(jìn)行工作n（1）擬定工作計劃n（2）管理時間的計劃表n年工作計劃、季工作計劃、月工作計劃、周工作計劃、待辦單。四四.分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急危機(jī)危機(jī)緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項 準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項預(yù)防工作預(yù)防工作價值觀的澄清價值觀的澄

13、清計劃計劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理 干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費(fèi)時間的事浪費(fèi)時間的事“逃避性逃避性”活動活動無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視 緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖n5.與別人的時間取得協(xié)作n（1）制定規(guī)則，遵守紀(jì)律n（2）留出部分時間n（3）為領(lǐng)導(dǎo)提供管理時間的服務(wù)案例：滑鐵盧大戰(zhàn)n拿破侖失敗的原因。n格魯希元帥五、時間管理的定律五、時間管理的

14、定律n金律一:要和你的價值觀相吻合 n金律二:設(shè)立明確的目標(biāo) n金律三:挑選最不想做事先做n金律四:遵循20比80定律.n金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限（巴金森法則(Parkinsons Law)：你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間）時間管理的工具時間管理的工具 1月歷月歷2 行事歷與甘特表行事歷與甘特表3 效率手冊效率手冊4 商務(wù)通與訂房卡商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘鬧鐘6.其它工具其它工具 你的計劃你的計劃 確立目標(biāo)確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之

15、 定期檢討定期檢討 五、華為時間管理n“華為”時間管理培訓(xùn)的第一部份，就是讓員工們清楚了解時間管理的2大誤區(qū)：n誤區(qū)一：工作缺乏計劃n誤區(qū)二：不會適時說“不”n“時間管理當(dāng)中最有用的詞是不”。華為人認(rèn)為，人們組織工作不當(dāng)中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自已，往往把把來自于各方的請托都不暇思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。n二、掌握“時間管理”的四大法寶 n法寶一：以SMART為導(dǎo)向的“華為”目標(biāo)原則 法寶二：關(guān)注第二象限的華為四象限原則 法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則 n日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小

16、時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計），其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的 68.7%。法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡原則 n著名的時間管理理論崔西定律，指出：“任何工作的因難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！庇懻摚捍髮W(xué)生如何管理好自己的時間n1.大一新生如何處理豐富多彩的課外活動？現(xiàn)實(shí)是大一新生參加活動多，對什么都好奇，結(jié)果疲于奔命，事情并不盡人意。請分析出現(xiàn)這種情況的原因及提出解決辦法。n2.如何不再懶散。n大學(xué)壓力小，沒人管，除了上課，就是上網(wǎng)，做“宅男”或“宅女”。n3.如何把工作提前。n考試突擊，大四學(xué)生的畢業(yè)論文，兩三天就做完，給老師看，結(jié)果被批。培根：合理規(guī)劃統(tǒng)籌時間就等于節(jié)約時間。謝謝。