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1、第五講 行政文秘的時間管理 廣東眾行管理顧問有限公司提供 課程程序 1分析時間2診斷工作環(huán)境，提高工作效率3立即改變4. 跨越時間管理陷阱 一. 分析時間n每天留出時間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作n分解困難的任務(wù)，逐個擊破n在上班的路上大致計劃一下當(dāng)天的工作n將工作日以30分鐘進(jìn)行分割n及時更新工作日志記憶往往是不可靠的。 診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：1.聲音干擾2.職能干擾3.空間干擾4.設(shè)備干擾 討論：n如何排除辦公室4大效率毒素？ 辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備
2、第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾 小辦公室排毒案例n辦公室面積：14平方米n辦公室人員：n主管1人n秘書1人 n下屬3人n辦公設(shè)備：n文件柜、公用電腦、5張辦公桌等 小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：n主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）n秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排的）n下屬：單項（個人任務(wù)） 小辦公室排毒案例（續(xù)）n主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事n下屬：不受干擾的個人辦公空間 效率專家挑錯辦公室n（圖1）80分n錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，
3、情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。n錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人 效率專家挑錯辦公室n（圖2）60分n錯誤1 公共通道和私人空間交叉n錯誤2 接待空間在辦公室盡頭n錯誤3 秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)n錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光n錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重n錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù) 效率專家挑錯辦公室n（圖3）70分 n錯誤1 公共通道過長n錯誤2 主管個人空間失去接待功能 效率專家挑錯辦公室n（圖4）滿分n優(yōu)點1 充分利用有陽光的窗口位置n優(yōu)點2 私人空間和公共空間交叉減少n優(yōu)點3 利用隔板阻斷過多噪音n優(yōu)點4 主管與
4、秘書溝通方便 n優(yōu)點5 減少訪客對其他人的干擾 辦公室排毒DIYn自我檢測問題：1.我的辦公桌為什么要放在這個位置？2.我的工作空間和公共通道是否過近？3.我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？4.我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？n提出辦公室改善建議。 二. 時間管理的陷阱 1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人 3.“反正時間還早”拖延 4.文件滿桌病5.喋喋不休的“電話粥”6.源源不斷的信息 1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 n沒時間做計劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃n計劃常常被打斷 n不喜歡被計劃束縛n“船到橋頭自然直” 2. 不好意思拒絕別人 接受請托比拒
5、絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報復(fù)我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早”拖延 帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。 4文件滿桌病 n安全感n猶豫的個性n半途而廢的工作習(xí)慣n個人的喜好 5喋喋不休的“電話粥”n不分優(yōu)先順序打電話n沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話n電話的談話離題n與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制 6源源不斷的信息 n紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告n電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)n聲音的
6、形式：面談、電視、廣播、電話 三. 如何跨越時間陷阱 1.要事第一 2.以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始） 3.學(xué)會說“NO！” 4.辦公桌上的“5 S”運(yùn)動 5.恰當(dāng)、有效地使用電話6.篩選信息 1. 要事第一n“大石頭”理論與“二八”定律 n ABC法則 n辦事的優(yōu)先次序 n并行工作法 2. 以終為始 n是必須要做的嗎？n不完成會怎樣？n是自己想要的嗎？n和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？n回報及收益高嗎？ 3. 學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還要考慮長點時間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅定 3. 學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能
7、為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕 4辦公桌上的“5 S”運(yùn)動 n整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) n整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)n“各就各位”的擺置n集中精力做一件事n不要總是重復(fù)處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處 n下班前的清理 5有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫抧選擇打電話的時間n按照優(yōu)先順序打電話n清楚每個電話要討論的要點n對于自己花在每個電話的時間，做到心中有數(shù) 6 篩選信息n迅速處理n妥善存放n沒有保存價值的資料就銷毀 運(yùn)籌他人的時間 時間管理矩陣圖 危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項 準(zhǔn)備事項預(yù)防工作價值觀的澄清計劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時間的事“逃避性”活動 無關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要 五、時間管理的工具 1月歷2 行事歷與甘特表3 效率手冊4 商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘6. 其它工具 六. 你的計劃 確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討 謝 謝 大 家 ！
第講 文秘的時間管理
