《備用金管理辦法》

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1、備用金管理暫行規(guī)定 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公司備用金管理， 防止資金流失， 減少資金占用， 依據(jù)國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī) ,結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理制度，制訂本規(guī)定。 第二條 備用金分為定額備用金和臨時(shí)備用金；定額備用金，指 因支出頻繁等原因借支的、 固定在一定時(shí)期內(nèi)周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金； 臨時(shí)備用 金，指因臨時(shí)性需要而一次性借支的、周轉(zhuǎn)時(shí)間較短的現(xiàn)金。 第三條 本規(guī)定適用于 xx 公司及所屬全資、控股子公司，以及 其他子公司。 第二章 備用金使用范圍和額度 第四條 定額備用金使用范圍和額度 1、 銷(xiāo)售駐外人員的日常周轉(zhuǎn)借款； xx 銷(xiāo)售駐外人員日常周 轉(zhuǎn)額度根據(jù)年度 《銷(xiāo)售費(fèi)用管理規(guī)定》 以及市場(chǎng)部

2、銷(xiāo)售費(fèi)用特批報(bào)告 等核定；其他公司自行核定，原則上不得超過(guò) 3000 元 /人。 2、 供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、 工程管理等長(zhǎng)期駐外人員的日常差旅費(fèi) 借款額度不得超過(guò) 3000 元/人。 3、 小車(chē)駕駛員用于零星購(gòu)油費(fèi)、 過(guò)路過(guò)橋費(fèi)等借款額度不得 超過(guò) 3000 元/人，其中集團(tuán)公司、 水泥股份部室可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào) 整，原則上不得超過(guò) 5000 元 /人。 4、 辦理采購(gòu)零星材料、 備件、辦公用品等頻繁業(yè)務(wù)所需借款 額度不得超過(guò) 2000 元/人。 第五條 臨時(shí)備用金使用范圍和額度 1、 國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)借款額度原則上按200元/人?天控制,出國(guó)差 旅費(fèi)借款額度根據(jù)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的報(bào)告或文件控

3、制。 2、 臨時(shí)采購(gòu)借款根據(jù)使用部門(mén)申報(bào)的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃控制。 3、 外出參加培訓(xùn)或會(huì)議借款根據(jù)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批的培訓(xùn) 或會(huì)議通知控制。 4、 處理突發(fā)性事件 （如緊急維修、 安全事故等） 借款根據(jù)經(jīng) 公司負(fù)責(zé)人審批后的報(bào)告控制。 5、 用于投資項(xiàng)目選址考察、 參加招投標(biāo)、大型物資訂貨會(huì)活 動(dòng)、走訪客戶、市場(chǎng)調(diào)研、舉辦展會(huì)、專(zhuān)項(xiàng)協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)借款根據(jù)經(jīng)公 司負(fù)責(zé)人審批的報(bào)告金額控制。 第六條 備用金借款不得任意擴(kuò)大使用范圍，不得用于私人事 務(wù)，原則上不得用于支付定點(diǎn)的維修、加油等費(fèi)用。 第三章 備用金支取、歸還流程 第七條 備用金支取流程 借款人申請(qǐng)— ＞ 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核— ＞財(cái)務(wù)經(jīng)

4、辦會(huì)計(jì)審核— ＞ 財(cái)務(wù) 負(fù)責(zé)人復(fù)核— ＞單位負(fù)責(zé)人審批— ＞出納審核付款 1、 個(gè)人填寫(xiě)借款申請(qǐng)單（格式見(jiàn)附件 1），真實(shí)詳細(xì)的注明借 款事由、金額，出差借款必須注明出差事由、 地點(diǎn)、人數(shù)和預(yù)計(jì)天數(shù)； 定額備用金借款可由部門(mén)提交匯總申請(qǐng)報(bào)告 （詳細(xì)列示借款人、 用途、 金額等）。 2、 部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借款事由和金額的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審 核； 3、 財(cái)務(wù)經(jīng)辦會(huì)計(jì)根據(jù)借款人信用和借款的事由進(jìn)行審核， 并 在借款申請(qǐng)單上注明審核意見(jiàn)， 審核不符合規(guī)定的， 將借款單退還申 請(qǐng)借款人。 存在逾期欠款的從本次借款中扣減， 未轉(zhuǎn)正員工應(yīng)控制借 支。 4、 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核。 5、 公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分管范

5、圍在額度內(nèi)審批， 定額備用金必須報(bào) 公司總經(jīng)理（或主持工作的副總）審批。 6、 出納復(fù)核審批手續(xù)的完整有效性后辦理付款， 若由部門(mén)統(tǒng) 一辦理定額備用金借款的需反饋借款人簽收的清單。 7、 各公司部門(mén)負(fù)責(zé)人支取臨時(shí)備用金需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批； 公 司領(lǐng)導(dǎo)支取臨時(shí)備用金需經(jīng)其他公司領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理； 部室職員支 取臨時(shí)備用金，可直接由部室負(fù)責(zé)人在額度范圍內(nèi)審批。 8、 異地出差人員原則上不得在其他公司支取備用金， 特殊情 況須經(jīng)其所屬公司和出差所在公司的負(fù)責(zé)人雙簽后方可辦理借款， 所 屬公司負(fù)責(zé)清收此筆借款。 9、 工傷借款需提供經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批的專(zhuān)題報(bào)告及其 他書(shū)面證明資料， 專(zhuān)題報(bào)告中

6、需列明借款用途、金額，指定還款責(zé)任 人和預(yù)計(jì)還款期限等， 對(duì)無(wú)法確定還款期限的， 由還款責(zé)任人負(fù)責(zé)跟 蹤清理。 第八條 臨時(shí)備用金期限為 30 天，借款人須于借款后 30 天內(nèi)（出 差人員于出差返回后 10 天之內(nèi)），報(bào)銷(xiāo)有關(guān)費(fèi)用并繳清余款沖減備 用金。逾期由財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)送催款通知書(shū)給所在部門(mén)，逾期滿 30 天未 報(bào)銷(xiāo)或未繳清余款的， 由財(cái)務(wù)部門(mén)通知其本人和人事部門(mén)從工資中扣 回，并按同期貸款利率計(jì)收利息（利息計(jì)算公式=同期貸款利率X備 用金余額x逾期天數(shù)，其中逾期天數(shù)按逾期滿 30天起開(kāi)始計(jì)算）。 因長(zhǎng)期出差在外無(wú)法按時(shí)歸還或其他特殊原因需要續(xù)借的， 必須 提出書(shū)面報(bào)告， 經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核

7、， 公司總經(jīng)理（或主持工作的副總） 批準(zhǔn)后免于罰息。 第九條 定額備用金每半年清理一次，借款人于每年 6 月 25 日 和 12 月 25 日前清賬，并重新辦理借款手續(xù)，由所在部門(mén)和財(cái)務(wù)部 門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)使用對(duì)象和用途范圍重新審定；逾期不清帳，按 同期貸款利率計(jì)收利息（利息計(jì)算公式=同期貸款利率x備用金余額 X逾期天數(shù)，其中逾期天數(shù)從規(guī)定清帳截止日算起）。 第十條 財(cái)務(wù)部門(mén)核銷(xiāo)備用金， 必須填制一式二聯(lián)的“報(bào)賬（結(jié)算） 證明單”（格式見(jiàn)附件 2），加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章后，反饋一聯(lián)給借款人； 現(xiàn)金還款必須由出納簽字，并在證明單上加蓋現(xiàn)金收訖章。 第十一條 因人事調(diào)動(dòng)或離職等原因造成備用金借款

8、人變更的， 原借款人必須辦理清賬手續(xù)后方可辦理交接。 第四章 管理與監(jiān)督 第十二條 備用金實(shí)行專(zhuān)人借款專(zhuān)人負(fù)責(zé)， 不得全部或部分轉(zhuǎn)借 他人；私自轉(zhuǎn)借而未辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)一律不予認(rèn)可。 第十三條 各公司部門(mén)審批領(lǐng)導(dǎo)為備用金第一管理人， 負(fù)責(zé)監(jiān)督 借款人及時(shí)辦理報(bào)賬核銷(xiāo)和歸還手續(xù)。 第十四條 各公司財(cái)務(wù)部門(mén)為備用金監(jiān)管部門(mén)， 應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé) 備用金管理。各公司財(cái)務(wù)部門(mén)每月 5 日編制備用金賬齡分析表 （格式 見(jiàn)附表 3），報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、人事部門(mén)和上級(jí)財(cái)務(wù)主管部門(mén)。 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立備用金借款信用評(píng)價(jià)體系，定期評(píng)價(jià)借款人信 用，對(duì)于經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律、信用度較低的員工嚴(yán)格控制借款，

9、直 至取消借款資格。 第十五條 各公司應(yīng)嚴(yán)格備用金管理， 控制總額， 嚴(yán)禁將特定用 途的備用金挪作他用或公款私存，一經(jīng)查實(shí)，從嚴(yán)處理。其中，未經(jīng) 批準(zhǔn)私自擴(kuò)大備用金使用范圍或限額的， 視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé) 人和經(jīng)辦會(huì)計(jì)分別處以 100 元以上的考核。出納在審批手續(xù)不全情 況下支取備用金的，按支取金額 10% 予以考核；出納無(wú)任何手續(xù)私 自借款的，視情節(jié)嚴(yán)重，給予下崗或除名處理。 第五章 附 則 第十六條 本規(guī)定由 xx 有限公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 第十七條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。 xx 有限責(zé)任公司 二OO五年十月三十一日 附件1: 申 請(qǐng) 借款 單 部 門(mén) 借款類(lèi)

10、型 口定額備用金 取款方式 □臨時(shí)備用金 借款事由 出差地點(diǎn) 出差 天數(shù) 自 月 日至 月 日 預(yù)計(jì) 天 借款金額 （大寫(xiě)） 人民幣 財(cái)務(wù)核定 （實(shí)借數(shù)） ￥ 審核 意見(jiàn) 注 意 事 項(xiàng) 1、 備用金借款須按規(guī)定程序辦理，并按節(jié)約原則借支； 2、 備用金借款專(zhuān)人借支專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不得部分或全部轉(zhuǎn)借； 3、 差旅費(fèi)借款需詳細(xì)列明岀差事由、人數(shù)及天數(shù)等要素； 4、 定額備用金于每年 6月25日和12月25日前還款清賬； 5、 臨時(shí)備用金應(yīng)于借支后一個(gè)月內(nèi)報(bào)賬并結(jié)清款項(xiàng)。 公司領(lǐng)導(dǎo) 核批 部門(mén) 負(fù)責(zé) 人審 批 借 款 人 簽 字

11、 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人: 審核: 出納: 領(lǐng)款人: 附件2: 報(bào)賬（結(jié)算）證明 沖賬科目 姓名 部門(mén) 附 報(bào) 銷(xiāo) 單 據(jù) 張 摘要 報(bào)賬（結(jié)算）金額（大寫(xiě)） ￥ 元 原借款金額Y 元：退回現(xiàn)金￥ 元：補(bǔ)付尾款￥ 元 報(bào)銷(xiāo)日期 年 月 注意：如有現(xiàn)金收、付必須有岀 納員簽章方為有效。 出納: 制單: 第一聯(lián) 交報(bào)銷(xiāo)人收存 日 備注：1、本證明單為一式兩聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)銷(xiāo)人收存，第二聯(lián)財(cái)務(wù)存查 2、本證明單應(yīng)印刷為長(zhǎng)19cm,寬9cm的統(tǒng)一格式。 附件3: 公司名稱(chēng): 備用金帳齡分析表 單位：元 截至日期：-年-月-日 部門(mén) 姓名 臨時(shí)

12、備用金 定額備用金 合計(jì) 備注 1-30 天 31-180 天 181-360 天 361-720 天 721天以上 小計(jì) 合計(jì) 備注：1、每月5日完成編制，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、人事部門(mén)和上級(jí)財(cái)務(wù)主管部門(mén) 2、逾期未歸還的臨時(shí)備用金在備注中注明原因