閉環(huán)工作法ppt課件

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閉環(huán)工作法 1 談?wù)勯]環(huán)管理我們?cè)趺戳?工作龍頭蛇尾 我們到底怎么了 工作有頭無尾 時(shí)常主管在問 下屬也在問 這顯然是陷入了 隨機(jī)管理 的亂麻之中 如何解決呢 有一種管理工具叫做 閉環(huán)管理 它會(huì)給我們提供很好的幫助 P 計(jì)劃 D 實(shí)施 C 檢查 A 提高 循環(huán) 這個(gè)名字想必耳熟能詳 但要靈活地進(jìn)行操作應(yīng)用大有仔細(xì)談?wù)摰谋匾?2 何謂閉環(huán)管理所謂的閉環(huán)管理指的是 一個(gè)問題發(fā)生 只有進(jìn)行了有效解決后 才能算是功德圓滿 問題有效解決 閉環(huán)管理的目的是要絕對(duì)避免一個(gè)故障出現(xiàn) 解決問題時(shí)互相推諉以致不了了之的情況發(fā)生 最大限度地排除事故隱患 3 案例分析我們經(jīng)常看到運(yùn)輸傳物的比賽游戲 游戲的內(nèi)容是從倉庫通過運(yùn)輸帶將貨物裝到卡車上 然后送到指定地點(diǎn) 第一種情況是傳送一種貨物 隨著節(jié)拍的加快 運(yùn)送到指定地點(diǎn)的貨物越來越多 達(dá)到最佳值 但當(dāng)節(jié)拍繼續(xù)加快到一定程度時(shí) 裝車的人會(huì)因迎接不暇以至于貨物散落到地上 送到指定地點(diǎn)的貨物會(huì)越來越少 第二種情況是傳送兩種貨物 但要從中分選出一種裝在卡車上 你會(huì)發(fā)現(xiàn)運(yùn)送到指定的地點(diǎn)的貨物遠(yuǎn)沒有達(dá)到運(yùn)送一種貨物的最佳值 第三種情況是傳送三種貨物 參賽者已經(jīng)預(yù)感到他不能達(dá)到最佳值目標(biāo) 所以只是嘗試了一下 便退出了比賽 4 在這個(gè)運(yùn)輸路徑當(dāng)中 從倉庫發(fā)出貨物的人的績效是越來越佳 而整個(gè)比賽的結(jié)果卻是越來越差 常常我們把責(zé)任歸結(jié)于裝車的人 但其實(shí)不然 那個(gè)在倉庫發(fā)出計(jì)劃的人出了錯(cuò) 結(jié)果 5 ISO 9001 2000P D C A模式 Plan 建立傳達(dá)與客戶要求及組織政策一致的結(jié)果所必要的目標(biāo)和流程 Do 落實(shí)流程 Check 監(jiān)督和量測流程及產(chǎn)品 以對(duì)應(yīng)政策 目標(biāo)和產(chǎn)品要求 并報(bào)告結(jié)果 Act 采取措施以持續(xù)地改善流程績效 6 一 實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理的關(guān)鍵一步是管理者懂得將什么納入計(jì)劃 那就是得會(huì)識(shí)別該做什么事 有足夠的洞察能力 評(píng)估未來 預(yù)做準(zhǔn)備 堅(jiān)決不能把資源和人力消耗在細(xì)碎和結(jié)果無望的事情上 計(jì)劃是什么 決定目標(biāo)和如何達(dá)成目標(biāo)的一個(gè)程式 有三個(gè)特征 一是前瞻性的思考 判斷未來可能的狀況 二是下達(dá)決策指令 決策未來想達(dá)成的狀況 三是進(jìn)行目標(biāo)導(dǎo)向 規(guī)劃各個(gè)目標(biāo) 以達(dá)到期望的狀況 有一種矩陣方法可以幫助我們?nèi)绾巫R(shí)別計(jì)劃指令 即將事物分成四類 一類是重要急切的 二類是重要不急切的 三類是不重要急切的 四類是不重要不急切的 管理者可以從繁復(fù)的事物中理出關(guān)鍵的重要的將其納入計(jì)劃 因此來說成功的管理者 一定是一個(gè)成功的計(jì)劃決定者 7 二 閉環(huán)管理中的第二階段是實(shí)施階段 要解決 誰 及 如何做 的問題 管理者必須懂得用人與授權(quán) 切忌不要置部門與分工而不顧 臨時(shí)搭臺(tái) 造成組織框架的功能混亂 而且重要的是要以目標(biāo)為導(dǎo)向 讓執(zhí)行者特別清楚結(jié)果與速度的恰當(dāng)原則 那就是僅僅目標(biāo)達(dá)到預(yù)期結(jié)果的有績效 只是時(shí)間進(jìn)度達(dá)到預(yù)期結(jié)果的無績效 執(zhí)行計(jì)劃完成部門工作時(shí) 需和部屬做大量的溝通 溝通可以起到和部屬互動(dòng)的效果 有效的溝通能正確地傳達(dá)上級(jí)的方針目標(biāo) 有效的溝通能贏得部署的合作和匯集大家的智慧 培育良好的人際氛圍 以共同面對(duì)要進(jìn)行的工作 擔(dān)當(dāng)實(shí)施的部門和個(gè)人必須就6個(gè)方面的問題與管理者充分達(dá)成一致 即什么時(shí)間 什么地方 什么資源 誰來做 什么目標(biāo) 如何做 管理者要充分聽取下屬的建議 要知道一個(gè)領(lǐng)航者是沒有多余的時(shí)間花在研究輪機(jī)上 實(shí)施者要善于借助于已獲得的經(jīng)驗(yàn) 這個(gè)經(jīng)驗(yàn)可以是自己或別人的 也可是內(nèi)部的或外部的 這樣可以達(dá)到事半功倍的效果 不是所有的實(shí)施方案都要出現(xiàn)于紙面 有的可以裝在腦海里 但有形的和無形的實(shí)施方案必須是團(tuán)隊(duì)內(nèi)用語言表述時(shí)是清晰的 這里我們還可以借助矩陣圖的思考方法來操作 一類是跨部門時(shí)間跨度大 二類是不跨部門時(shí)間跨度大 三類是跨部門時(shí)間跨度小 四類是不跨部門時(shí)間跨度小 管理者必須對(duì)那些容易逃離你的視野的項(xiàng)目要求做出書面的實(shí)施計(jì)劃 時(shí)間跨度大的可以實(shí)行階段目標(biāo) 8 三 閉環(huán)中的第三階段是檢查與評(píng)定 第二階段的效果和時(shí)間是實(shí)施計(jì)劃的核心內(nèi)容 同時(shí)也是檢查評(píng)定的關(guān)注點(diǎn) 檢查評(píng)定的目的在于及時(shí)消除影響預(yù)期目標(biāo)的原因 達(dá)到獲得解決或提高的目的 而不是發(fā)現(xiàn)問題的現(xiàn)象 蜘蛛修網(wǎng)的故事一座破舊的寺廟里 住著兩只蜘蛛 一只在屋檐下 一只在佛像上 一天寺廟的屋頂塌掉了 幸運(yùn)的是剩下四周的屋檐 蜘蛛沒有受傷 依然在各自的地盤上編制新的蛛網(wǎng) 沒過幾天 佛像上的蜘蛛發(fā)現(xiàn)自己的網(wǎng)總是被弄破 一只小鳥飛過 一陣微鳳刮起 都會(huì)讓它忙活半天修補(bǔ)自己的網(wǎng) 于是它去問屋檐下的蜘蛛 我們的絲沒有區(qū)別 工作的方法也沒有改變 為什么我的網(wǎng)總是要破 而你的卻沒事 屋檐下的蜘蛛笑著說 難道你沒有發(fā)現(xiàn)屋頂已經(jīng)沒有了嗎 修網(wǎng)固然很重要 但網(wǎng)破的原因不解決 問題依然會(huì)重復(fù)發(fā)生 9 管理者在管理第三階段關(guān)鍵是管理好自己 也就是管住自己的時(shí)間 通常采用的是管理日志和紙片的方法 將每日 每周 每月等時(shí)間段里要檢查評(píng)定的事情列舉清楚 作好時(shí)間搭配的目的在于掌握工作的節(jié)奏和防止遺忘 僅憑大腦做工作日志的人 要么是管理的事情有限 要么是遺漏或重導(dǎo) 隨機(jī)管理 評(píng)價(jià)要有實(shí)據(jù) 這個(gè)實(shí)據(jù)的采集管理者應(yīng)該是主動(dòng)的 多途徑的 測量的尺度決定了你對(duì)效果的判定程度 因此得到改善的部門或內(nèi)部顧客的實(shí)據(jù)是你對(duì)實(shí)施者最好的驗(yàn)證評(píng)價(jià)著眼點(diǎn) 激勵(lì)是對(duì)評(píng)價(jià)的延續(xù) 激勵(lì) 能力 績效 評(píng)價(jià)的對(duì)象是績效 但激勵(lì)的對(duì)象要回饋到人 因?yàn)槿耸且磺谢顒?dòng)的主體 沒有對(duì)人能力的開發(fā) 企業(yè)的任何工作就無從談起 所以關(guān)鍵是要把人這枚棋子做活 對(duì)人的激勵(lì)可以是榮譽(yù) 獎(jiǎng)金 升級(jí)等滿足其某些愿望的東西 它不同于對(duì)事情的績效評(píng)價(jià) 目標(biāo) 程度 效果 閉環(huán)管理工具是用來進(jìn)行管理提升或改善活動(dòng)的 不是所有人必須遵循的標(biāo)準(zhǔn) 所以要以激勵(lì)為主 它不同于管理規(guī)范 程序和制度是每個(gè)人必須遵守的最低標(biāo)準(zhǔn) 對(duì)跳躍程序 違規(guī)違章者必須處罰 10 四 閉環(huán)管理的提高階段是一個(gè)閉環(huán)的結(jié)束也是另一個(gè)閉環(huán)的開始 此階段應(yīng)把已經(jīng)獲得的成績納入規(guī)范成為新的標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo) 把需要繼續(xù)提高的東西納入新的循環(huán) 修正和固化標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范是對(duì)工作水準(zhǔn)的一次提升 也是對(duì)工作質(zhì)量搭起的一個(gè)新的臺(tái)階 管理好標(biāo)準(zhǔn)是就能維持好工作績效 也就是找到了穩(wěn)定的參照物 消除了波動(dòng)和出現(xiàn)再次下滑的根源 以此鞏固此循環(huán)獲得的成績 確定需要繼續(xù)進(jìn)行提高的要素時(shí) 要采用多角度觀察分析的方法 例如我們要確定一套房子要從地面 空中 前 后 左 右六個(gè)方向去觀察了解才能做出較為準(zhǔn)確的判斷 要知曉一個(gè)產(chǎn)品的優(yōu)勢要從數(shù)量 質(zhì)量 價(jià)格 防護(hù) 交付等方面去綜合考慮 事物都有兩方面 即利與弊 被納入提高或再提高的項(xiàng)目必須是確切的利大于弊 為便于決策也可以利用矩陣圖進(jìn)行分析 利大于弊 利弊相當(dāng) 利弊不定 利小弊大 借鑒和復(fù)制別人的成功是可取的 若總是復(fù)制自己的成功 這大不可取 面對(duì)粗如牛腰細(xì)如牛毛的管理切入點(diǎn)應(yīng)該放在牛腰上 總不能因?yàn)槿ナ崂砼Ｃ珪r(shí)獲得了成功 下一個(gè)循環(huán)還盯著這個(gè)要素不放 只有把牛腰梳理的象牛毛一樣地細(xì) 系統(tǒng)吻合合理 獲得的收益才會(huì)更巨大 11 五 持續(xù)改進(jìn)就是PDCA不斷循環(huán) 從一個(gè)閉環(huán)走向另一個(gè)更高的閉環(huán) 使用操作的關(guān)鍵是會(huì)把握穩(wěn)定和提高這兩要素 PDCA循環(huán) 每一個(gè)循環(huán)為一個(gè)提高期 兩個(gè)循環(huán)間為穩(wěn)定期 這樣就形成了階梯式的上升 而不是直線上升 所以持續(xù)改進(jìn)是在提高和穩(wěn)定中交替進(jìn)行 沒有提高就無需穩(wěn)定 沒有穩(wěn)定也無需提高 管理者要用敏銳的眼光觀察提高中的變量和穩(wěn)定中的穩(wěn)定期 以確保持續(xù)改進(jìn)活動(dòng)不因起落波動(dòng)而夭折 12 內(nèi)容總結(jié) 總之 閉環(huán)管理同其他一樣是一種工具 管理的工具是次要的 最重要的是要明確通過管理要達(dá)到的目的 變無緒為有序 變被管為自管 把以往的目光聚焦在企業(yè)內(nèi)部 變?yōu)榫劢故袌鐾獠?騰出精力來關(guān)注和提升客戶滿意度 13 謝謝 14