編制紅頭文件格式.doc

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編制紅頭文件格式 1、作業(yè)目的 紅頭文件是以其文件首頁主題為紅色而得名，表明它的嚴(yán)肅性和重要性。紅頭文件是公司為了管理的需要，制定的針對一時或一事或者執(zhí)行有關(guān)政策的具體措施、方法、決定、意見等。 關(guān)于文件以紅頭文件還是普通通知下發(fā)，主要根據(jù)文件的重要性和發(fā)文主體而定。 2、紅頭文件分類 2.1、發(fā)布性紅頭文件：用于發(fā)布公司生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等方面的規(guī)章制度；重大經(jīng)營、生產(chǎn)、技術(shù)、管理等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報。 2.2、任免性紅頭文件：用于公司內(nèi)部人事任免和聘用等事項(xiàng)。 2.3、批復(fù)性紅頭文件：用于對下屬企業(yè)上報文件的批復(fù)。 2.4、請示性紅頭文件：用于對政府部門請示上報或協(xié)調(diào)性文件。 3、紅頭文件格式 3.1、組成紅頭文件的各要素 組成紅頭文件的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。紅頭文件首頁紅線以上部分為眉首，紅線（不含）以下至主題詞（不含）之間部分稱為主體，主題詞以下部分稱為版記。 3.2、眉首部分格式 3.2.1發(fā)文單位：公司公文的發(fā)文單位《*****有限公司》，由紅色字體標(biāo)示。使用時由集團(tuán)行政辦或分公司綜合辦統(tǒng)一印制，宋體，定號不限。 需要注意的是請示性紅頭文件為上行文，發(fā)文單位比普通紅頭文件低55mm左右，一方面方便政府部門批示，另一方面也表示尊敬。上行文應(yīng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名，其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 3.2.2發(fā)文字號：與發(fā)文單位標(biāo)識下空1行，發(fā)文字號由發(fā)文單位代字（如太原市陽光實(shí)業(yè)有限公司對內(nèi)下發(fā)管理制度，代字“并陽辦字”）、年份和序號組成，用仿宋三號字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用﹝﹞括入；序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字（如太原市陽光實(shí)業(yè)有限公司3號文件編為—“并陽辦字﹝2014﹞3號”）。 3.2.3下劃線：由紅色下劃線劃出。 3.3、主體部分格式 主體部分包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、成文時間、印章等組成。 3.3.1標(biāo)題位于紅色下劃線下空1行，用宋體二號組成，可分為一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 3.3.2 主送單位：用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體。但公告、通告等屬周知性公文沒有主送單位。 3.3.3正文 首頁必須顯示正文，正文從主送單位名稱下一行開始排列，每自然段開頭左空2字，回行頂格。 3.3.4附件 公文中如有附件，在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，正文中附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1、***”），數(shù)字上下要對齊。附件是正文內(nèi)容的組成部分，與正文一樣具有同等效力。附件應(yīng)與公文一起裝訂，如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識公文的附件號。如轉(zhuǎn)發(fā)或引用的附件為正文配套資料或內(nèi)部資料，發(fā)文時不加日期，如轉(zhuǎn)發(fā)附件為發(fā)文單位以外的文件，保持原有的格式及日期隨正文下發(fā)。 3.3.5成文時間 用漢字將年、月、日標(biāo)全，“0”寫為“○”。成文時間距上文空3行，右空4字。成文時間確定的原則如下： 1）、 會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)； 2）、 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 3）、 規(guī)章制度以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 3.3.6印章（公文生效標(biāo)識） 公文除會議紀(jì)要外，均需蓋印章。一般公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文日期和蓋章。聯(lián)合行文，請示或其它形式的上行文只蓋主辦單位章，下行文各主辦單位均要蓋章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，采用同種加蓋印章方式，保證印章排列整齊，兩印章互不相交或相切，間隔不超過3mm。 3.4、版記部分格式 3.4.1主題詞格式 主題詞用黑體三號字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞用宋體三號字，詞目之間空1字。類別詞——類屬詞——文種，除類別詞外最多可選5個。另外須注意，如文件內(nèi)容在一頁內(nèi)并且?guī)в懈郊?，主題詞須另起一頁，不能跟正文放在一頁。 3.4.2抄報、發(fā)格式 公文如有抄報，在主題詞下一行，居左頂格用仿宋三號標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，抄報單位之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報單位對齊，在最后一個抄報單位后標(biāo)句號。 3.4.3 印發(fā)單位和印發(fā)日期 位于抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 3.4.4 校對和印數(shù) 校對一般為擬稿人，用3號仿宋體，校對后冒號與主題詞后冒號對齊。印數(shù)用3號仿宋體，右空4字。 紅頭文件格式（該頁為下行及平行文首頁格式） 發(fā)文單位宋體，字號不限 發(fā)文字號仿宋3號 中魯辦字〔2013〕11號 關(guān)于組織“2013年度述職報告會”的通知 標(biāo)題宋體2號 主送單位，仿宋3號 集團(tuán)各部門、各分公司領(lǐng)導(dǎo)： 2013年的工作歷程即將結(jié)束，新的一年需要系統(tǒng)布局與安排，為了更好地總結(jié)過去，計劃未來，發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整改進(jìn)，集團(tuán)公司決定組織2013年度述職工作，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下： 一、組織部門：集團(tuán)人力資源部 正文，仿宋3號 二、述職人員： 集團(tuán)：投融資總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、行政總監(jiān)； 地產(chǎn)事業(yè)部：總經(jīng)理、工程副總、經(jīng)營副總、營銷總監(jiān)； 力鴻：總經(jīng)理； 居然物業(yè)：總經(jīng)理； 三、述職時間安排及地點(diǎn)： （該頁為上行文首頁格式） 發(fā)文單位宋體，字號不限 發(fā)文字號仿宋3號 中魯辦字〔2014〕11號 簽發(fā)人： 關(guān)于的請示報告 主送單位，仿宋3號 標(biāo)題宋體2號 小店區(qū)公安局： 　太原市政府正式出臺《關(guān)于進(jìn)一步改革戶籍管理制度的意見》，決定在全太原市范圍內(nèi)取消農(nóng)業(yè)戶口和非農(nóng)業(yè)戶口的劃分方式，實(shí)行城鄉(xiāng)統(tǒng)一戶口登記、“居民戶口”管理。從6月1日起，符合條件者即可到各派出所辦理落戶手續(xù)。正文 仿宋3號 根據(jù)《太原市人民政府關(guān)于進(jìn)一步改革戶籍管理制度的意見》文件要求…… 二〇一四年二月二十七日 （聯(lián)系人： ，電話： ） 聯(lián)系人、電話：只在請示文中標(biāo)注 詞用宋體三號字，詞目之間空1字 抄報仿宋三號 主題詞黑體，三號 用3號仿宋體，印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字 主題詞: 請示 報告 抄 報: 董事長 山西中魯物流有限公司 2014年2月27日印發(fā) 仿宋，三號，印數(shù)右空4字 校對： 共印2份 編制普通通知格式 1、作業(yè)目的 普通通知，是印發(fā)上級單位和本級單位有關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文，傳達(dá)上級單位指示，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，以及要求下級單位辦理、執(zhí)行或周知事項(xiàng)的公文。 2、通知的分類 根據(jù)適用范圍的不同，可以分為以下幾大類 2.1、批轉(zhuǎn)性通知：用于上級單位批轉(zhuǎn)下級單位的公文，給所屬人員，讓其周知或執(zhí)行。 2.2、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文給所屬人員，讓其周知或執(zhí)行。 2.3、指示性通知：用于上級單位指示下級單位如何開展工作。 2.4、事務(wù)性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)單位或人員。 2.5、發(fā)布性通知：用于發(fā)布規(guī)章制度或規(guī)程等。 3、通知格式 3.1通知的編號 為方便查找，通知在頁眉部可加編號，用宋體五號字齊右排列，編號規(guī)則為公司簡稱+年份+月份+日期+份數(shù)序號-文件密級（A一級、B二級、C三級、D四級）， 太原市陽光實(shí)業(yè)有限公司2013年12月6日發(fā)的第二份普通通知，編號為YGSY2013120602-D。 3.2通知的標(biāo)題和主送單位 3.2.1標(biāo)題用宋體三號字體加粗，可只寫“通知”二字，如事情重要或緊急也可寫“重要通知”或“緊急通知”，以引起注意。也有在“通知”前寫上發(fā)通知單位名稱，或?qū)懮贤ㄖ闹饕獌?nèi)容。 3.2.2 寫被通知者姓名或單位名稱，距標(biāo)題間隔一行頂格寫，宋體四號字。 3.3通知的正文，空兩格宋體四號字體。 3.3.1通知緣由：發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。 3.3.2通知事項(xiàng)：這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列項(xiàng)。 3.3.3執(zhí)行要求：發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無必要，可以沒有這一部分。 3.4 落款：行文日期寫在正文右下方，距正文空3行，右空4字。 宋體五號 在頁眉處 通知格式 通知的標(biāo)題，宋體三號字體加粗 編號：YGSY2013120602-D 主送單位，和標(biāo)題間隔一行，宋體四號 關(guān)于組織“2013年度述職報告會”的通知 集團(tuán)各部門、各分公司領(lǐng)導(dǎo)： 2013年的工作歷程即將結(jié)束，新的一年需要系統(tǒng)布局與安排，為了更好地總結(jié)過去，計劃未來，發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整改進(jìn)，集團(tuán)公司決定組織2013年度述職工作，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下： 一、組織部門：集團(tuán)人力資源部 二、述職人員： 集團(tuán)：投融資總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、行政總監(jiān)； 通知的內(nèi)容，需要思路清楚、表達(dá)意識清楚，宋體四號字體 地產(chǎn)事業(yè)部：總經(jīng)理、工程副總、經(jīng)營副總、營銷總監(jiān)； 力鴻：總經(jīng)理； 發(fā)文的時間，宋體四號，右空四字，距正文空3行 二〇一三年十二月六日 編制會議紀(jì)要格式 1.作業(yè)目的 組織召開會議必須編制會議紀(jì)要，這是為了避免泛泛而談，議而不決，決而不行；是為了提高會議效率，切實(shí)解決實(shí)際問題。同時也是為了減少所謂“事出有因，查無實(shí)據(jù)”等扯皮現(xiàn)象。編制人通過一定的編制和歸納技巧，把分散的意見以適當(dāng)?shù)奈淖忠龑?dǎo)成統(tǒng)一的決議，便于參會各方理清思路，加強(qiáng)遵照執(zhí)行的自覺性。 2.主辦單位 會議紀(jì)要由召集和主持的會議的單位指派人員負(fù)責(zé)編制。 3.作業(yè)描述 3.1會議紀(jì)要格式示范 單位： 太原市陽光實(shí)業(yè)有限公司（宋體三號加粗） 標(biāo)題：會議紀(jì)要（宋體三號加粗） 文號：[2014]第 9次（宋體三號加粗） 文號寫在標(biāo)題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“[]”括入，如：[2014]第 5次。辦公會議紀(jì)要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如 “第X次”，寫在標(biāo)題的正下方。 會議日期：（ 年 月 日 午 時） 會議地點(diǎn)： 主 持 人： 出席對象：出席單位、姓名 缺 席 人： 記 錄 人： 上周工作： （一部門一段） 本周工作任務(wù)：（一部門一段） 領(lǐng)導(dǎo)布置工作任務(wù)：（一事一段） 標(biāo)題性文字用宋體四號加粗，正文統(tǒng)一用宋體四號字。 3.2作業(yè)要求 3.2.1正文部門是紀(jì)要的主體部分，是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。具體要求如下： 3.2.1.1要從會議的客觀實(shí)際出發(fā)，從會議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作。所謂要點(diǎn)，就是會議主要內(nèi)容，要對此進(jìn)行條理化的紀(jì)要。 3.2.1.2會議紀(jì)要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。 3.2.1.3為了敘述方便，眉目清楚，常用“上周主要工作”、“本周工作任務(wù)”、“領(lǐng)導(dǎo)布置工作任務(wù)”等詞語，作為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強(qiáng)調(diào)的作用。 3.2.1.4 屬于介紹性文字，記要者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強(qiáng)加于人。 3.2.2由本單位主持的會議，會議紀(jì)要由本單位指定專人編制，本單位為主要出席對象的會議，本單位應(yīng)主動要求承擔(dān)編制會議紀(jì)要。 3.2.3對于個人發(fā)言先做好記錄，意見統(tǒng)一的編入會議紀(jì)要。如有持不同意見者堅持要求將其意見記入會議紀(jì)要的，決議表述力求清晰明確，不可含糊其詞而引發(fā)歧義。 3.2.4會議紀(jì)要由專人編制完成后由主持人負(fù)責(zé)審核，確認(rèn)無誤后由編制人以電子形式轉(zhuǎn)發(fā)所有參會人員。 會議紀(jì)要格式 公司名稱、會議標(biāo)題、年度號和次序號，宋體三號加粗 山西中魯物流有限公司 月度工作會議紀(jì)要 [2014] 第4次 時 間：2014年2月20日8點(diǎn)30分 地 點(diǎn)：705會議室 主 持 人： 會議的時間、地點(diǎn)、主持人、會議內(nèi)容等標(biāo)題，宋體四號加粗 參會人員： 缺 席 人: ※ 所有正文內(nèi)容為宋體四號 記 錄 人： 會議內(nèi)容： 一、 上月主要工作內(nèi)容 （一）集團(tuán)XXX部： 1、1月份的工作基本已經(jīng)按計劃完成； 2、銷售工作，……； 3、年底，……； 4、管理調(diào)整：……。 會議內(nèi)容標(biāo)題，宋體四號加粗 （二）XXX公司 二、 本月重點(diǎn)工作 （一）集團(tuán)XXX部：……。 1、本月計劃工作情況，……。 2、重點(diǎn)工作：…… （二）XXX公司…… 三、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作 （一）要切實(shí)匯報工作的完……。 （二）2014年……。 距邊間隔2格，注明紀(jì)要完畢 （紀(jì)要完畢）